Ochrona prywatności w aplikacji matu.sk

01Kto przetwarza dane

Aplikacja nie jest usługą publiczną. Korzysta z niej biuro rachunkowe matu.sk oraz jego klienci, którzy otrzymali od niego dane dostępowe. Bez konta na serwerze biura nie da się zalogować do aplikacji ani nic w niej zrobić.

W odniesieniu do danych znajdujących się na dokumentach klientów matu.sk występuje jako podmiot przetwarzający — przetwarza je dla klienta i według jego poleceń, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. W odniesieniu do danych logowania użytkownika aplikacji występuje jako administrator danych.

02Jakie dane aplikacja przetwarza

Dokumenty, które sfotografujesz albo wyślesz do aplikacji

Zdjęcie albo PDF dokumentu oraz dane, które aplikacja z niego odczyta: dostawcę i odbiorcę, IČO, DIČ i numer VAT, daty, numer dokumentu, symbol zmienny, numer konta, kwoty i rozpis VAT, poszczególne pozycje oraz cały tekst, jaki udało się z dokumentu odczytać. Na dokumencie mogą być też dane osobowe — na przykład imię i nazwisko osoby prowadzącej działalność gospodarczą albo adres. Aplikacja obchodzi się z dokumentem tak, jak przyszedł; niczego z niego nie usuwa.

Operacje bankowe

Jeśli dla firmy masz ustawiony dostęp do banku albo do aplikacji wczytuje się wyciąg, przetwarzane są data, kwota, waluta, symbol zmienny, nazwa kontrahenta i numer jego konta. Służy to tylko jednej rzeczy: dopasowaniu płatności do dokumentu i pokazaniu, do której płatności brakuje dokumentu.

Logowanie

Nazwa użytkownika i hasło do serwera biura. Hasło jest przechowywane wyłącznie w zabezpieczonym magazynie telefonu (Keychain) i zostaje udostępnione dopiero po weryfikacji twarzą, odciskiem palca albo kodem urządzenia. Z urządzenia nie trafia nigdzie indziej niż na serwer biura przy samym logowaniu.

Ewidencja przebiegu pojazdu

Lokalizacja urządzenia, i to nawet wtedy, gdy aplikacja nie jest na ekranie. Zapisywany jest przebieg trasy — współrzędne, czas, prędkość i przejechane kilometry — a do przejazdu należy jeszcze numer rejestracyjny i dane pojazdu, imię i nazwisko kierowcy, cel podróży, miejsce startu i celu, postoje, koszty i diety. Ewidencja przebiegu pojazdu jest obowiązkową ewidencją zgodnie z przepisami podatkowymi i bez zapisu trasy nie da się jej prowadzić.

Lokalizacja jest śledzona tylko podczas trwającego przejazdu. Przejazd uruchamia się ręcznie, przyłożeniem naklejki w samochodzie albo połączeniem z samochodem; gdy jest zakończony, aplikacja nie śledzi lokalizacji. Dopóki trwa, system iOS pokazuje na pasku stanu niebieski znacznik.

Wiadomości i rozmowy z księgową

Treść pytań i odpowiedzi, ewentualnie załączony obrazek. Przechodzą przez serwer biura i zostają przy dokumencie lub przy płatności, której dotyczą. Jeśli aplikacja odbierze rozmowę głosową od odwiedzającego stronę, przechodzi przez nią dźwięk rozmowy; rozmowa po stronie odwiedzającego jest nagrywana i przepisywana na tekst, aby pozostał po niej pisemny zapis — sam dźwięk po przepisaniu jest usuwany. Mikrofon włącza się dopiero wtedy, gdy odbierzesz rozmowę.

Powiadomienia

Jeśli zezwolisz na powiadomienia, na serwerze biura zapisuje się identyfikator, który aplikacji przydzieli Apple (token urządzenia). Służy tylko do jednej rzeczy — do powiadomienia, że przyszło pytanie albo że coś się zakończyło. Nie zawiera imienia ani numeru telefonu.

Zestawienia księgowe (tylko dla biura rachunkowego)

Księgowa widzi w aplikacji też płace i składki, salda kont podatkowych oraz wstępny VAT swoich klientów. Te dane nie powstają w aplikacji — są wczytywane z serwera biura i służą do przeglądu tego, co trzeba zapłacić.

Ustawienia aplikacji

Wybory, których dokonasz w aplikacji — otwarty miesiąc, wybrana firma, wygląd, sposób nazywania plików, przypomnienia. Zostają w telefonie.

Diagnostyka (tylko gdy sam o nią poprosisz)

Aplikacja prowadzi wewnętrzny zapis swojego działania — czasy, komunikaty o błędach, nazwy plików i firm. Służy do szukania przyczyny, gdy aplikacja się zawiesi. Jest wysyłany tylko wtedy, gdy w Ustawieniach naciśniesz „Wyślij debug na NAS”, i trafia na ten sam serwer co dokumenty, nigdzie indziej. Usunąć go można w tym samym miejscu.

03Dokąd trafiają dane

Aplikacja komunikuje się tylko z usługami wymienionymi poniżej. Cała komunikacja jest szyfrowana (HTTPS), a aplikacja nie ma dopuszczonego żadnego wyjątku, który omijałby szyfrowanie. Wszyscy kontrahenci oprócz Apple mają siedzibę w Unii Europejskiej. Apple to amerykańska spółka i chodzi o systemowe usługi samego telefonu (powiadomienia i mapy); transfer opiera się na decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych w USA.

Serwer matu.sk znajduje się fizycznie w Republice Słowackiej i zarządza nim wyłącznie biuro rachunkowe. Nie jest to chmura zewnętrznego dostawcy.

04Czego aplikacja nie robi

05Jak dane są chronione

• W telefonie. Dokumenty, baza danych i podglądy są na dysku zaszyfrowane tak, że nie da się ich odczytać, dopóki telefon jest zablokowany. Hasło do serwera i token bankowy są w systemowym sejfie (Keychain) oznaczone jako powiązane wyłącznie z tym jednym urządzeniem — nie trafiają do kopii zapasowej ani do iCloud.
• Blokada aplikacji. Po godzinie bezczynności aplikacja się blokuje i otworzy ją dopiero Face ID, Touch ID albo kod urządzenia. Przy przełączeniu do przełącznika aplikacji zawartość zostaje zasłonięta, aby na podglądzie nie został widoczny dokument.
• Po drodze. Wszystko idzie przez HTTPS, a aplikacja nie ma dopuszczonego żadnego wyjątku, który omijałby szyfrowanie. Ważność certyfikatu serwera sprawdza system iOS; hasło jest wysyłane tylko na adres serwera biura, nigdzie indziej.
• Na serwerze. Każde konto widzi tylko foldery firm, które zostały mu przydzielone. Lista dostępów jest podpisana cyfrowo, więc nikt nie może jej sam zmienić.

06Jak długo dane są przechowywane

• Dokumenty na serwerze — przez okres, jaki dla dokumentów księgowych przewiduje słowacka ustawa o rachunkowości, czyli dziesięć lat.
• Dokumenty w telefonie — po potwierdzonym przesłaniu na serwer aplikacja usuwa gotowy plik PDF z telefonu, jeśli ma tak ustawione. Dane o dokumencie zostają w telefonie, dopóki aplikacja jest zainstalowana.
• Dane logowania — dopóki się nie wylogujesz. Opcja „Wyloguj się całkowicie” usuwa z urządzenia hasło oraz tokeny bankowe.
• Ewidencja przebiegu pojazdu — przejazdy, pojazdy i polecenia wyjazdu są częścią ewidencji podatkowej, więc są przechowywane tak samo długo jak dokumenty. Pojedynczy przejazd można usunąć w aplikacji.
• Wiadomości i rozmowy — tekst pytań i odpowiedzi zostaje przy dokumencie, którego dotyczy. Dźwięk rozmowy nie jest przechowywany; zostaje z niego tylko pisemny zapis.
• Dziennik diagnostyczny — jest ograniczony rozmiarem od góry i w Ustawieniach można go w każdej chwili usunąć.
• Odinstalowanie aplikacji usuwa z telefonu wszystko, łącznie z sejfem danych. Dokumenty, które są już na serwerze, nie są tym dotknięte.

07Podstawa prawna

Dane z dokumentów są przetwarzane dlatego, że nakazuje to słowacka ustawa o rachunkowości i przepisy podatkowe, a także w celu wykonania umowy o prowadzenie księgowości — art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO. Dane logowania są przetwarzane w celu wykonania umowy i zapewnienia dostępu, art. 6 ust. 1 lit. b i f RODO.

Podanie danych nie jest dobrowolne w tym sensie, że bez dokumentu nie ma czego zaksięgować; aplikacja jest tylko jedną z dróg, jak dostarczyć dokument do księgowości.

08Twoje prawa

Masz prawo do dostępu do swoich danych, do ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, do przenoszenia oraz prawo do sprzeciwu. Możesz z nich skorzystać, pisząc na uctovnictvo@matu.sk.

Prawo do usunięcia nie dotyczy dokumentów, które biuro musi przechowywać zgodnie ze słowacką ustawą o rachunkowości — te da się usunąć dopiero po upływie ustawowego terminu.

Skargę możesz złożyć do słowackiego Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Úrad na ochranu osobných údajov SR), dataprotection.gov.sk.

09Dzieci

Aplikacja jest narzędziem pracy dla księgowości i nie jest przeznaczona dla osób poniżej 16. roku życia. Dane dzieci celowo nie są przetwarzane.

10Zmiany niniejszych zasad

Gdy w aplikacji zmieni się coś, co dotyczy danych, zmieni się też ta strona, a wraz z nią data u góry. O istotnych zmianach biuro poinformuje użytkowników bezpośrednio.

11Wsparcie aplikacji

Z czymkolwiek, co w aplikacji nie działa albo czego nie rozumiesz, odezwij się do biura:

Usunięcie konta. Dostęp do aplikacji zakłada Ci biuro, dlatego też ono go usuwa. Napisz na uctovnictvo@matu.sk, a konto usuniemy. Co się przy tym dzieje z danymi i które dokumenty muszą zgodnie z prawem pozostać, znajdziesz w częściach 06 i 08 powyżej.

Kto wydaje aplikację. Aplikację mobilną matu.sk wydaje ACC-NET s.r.o., współwłaściciel matu.sk, IČO: 51 482 711, Sabinovská 362/5, 821 03 Bratislava. Dane w aplikacji przetwarza biuro rachunkowe matu.sk zgodnie z częścią 01.