Ochrona prywatności w aplikacji matu.sk

01Kto przetwarza dane

Aplikacja nie jest usługą publiczną. Korzysta z niej biuro rachunkowe matu.sk oraz jego klienci, którzy otrzymali od niego dane dostępowe. Bez konta na serwerze biura nie da się zalogować do aplikacji ani nic w niej zrobić.

Przy danych, które są na dokumentach klientów, matu.sk występuje jako podmiot przetwarzający: przetwarza je dla klienta i zgodnie z jego poleceniami, na podstawie umowy o przetwarzaniu danych osobowych. Przy danych logowania użytkownika aplikacji występuje jako administrator danych.

02Jakie dane aplikacja przetwarza

Dokumenty, które sfotografujesz albo wyślesz do aplikacji

Zdjęcie albo PDF dokumentu i dane, które aplikacja z niego odczyta: dostawcę i nabywcę, IČO, DIČ i numer VAT, daty, numer dokumentu, symbol zmienny, numer konta, kwoty i rozpisanie VAT, poszczególne pozycje oraz cały tekst, który udało się z dokumentu odczytać. Na dokumencie mogą być też dane osobowe, na przykład imię i nazwisko przedsiębiorcy albo adres. Aplikacja obchodzi się z dokumentem tak, jak przyszedł; niczego z niego nie usuwa.

Operacje bankowe

Jeśli dla firmy masz ustawiony dostęp do banku albo do aplikacji wczytuje się wyciąg, przetwarzane są data, kwota, waluta, symbol zmienny, nazwa kontrahenta i numer jego konta. Służy to tylko jednej rzeczy: dopasowaniu płatności do dokumentu i pokazaniu, do której płatności brakuje dokumentu.

Logowanie

Nazwa użytkownika i hasło do serwera biura. Hasło jest przechowywane wyłącznie w zabezpieczonym magazynie telefonu (Keychain) i zostaje udostępnione dopiero po weryfikacji twarzą, odciskiem palca albo kodem urządzenia. Z urządzenia nie trafia nigdzie indziej niż na serwer biura przy samym logowaniu.

Ewidencja przebiegu pojazdu

Lokalizacja urządzenia, i to także wtedy, gdy aplikacja nie jest na ekranie. Zapisywany jest przebieg trasy (współrzędne, czas, prędkość i przejechane kilometry), a do przejazdu należą jeszcze numer rejestracyjny i dane pojazdu, imię i nazwisko kierowcy, cel podróży, miejsce startu i celu, przystanki, koszty oraz dieta. Ewidencja przebiegu pojazdu jest ewidencją obowiązkową według przepisów podatkowych i bez zapisu trasy nie da się jej prowadzić.

Lokalizacja jest śledzona tylko podczas trwającego przejazdu. Przejazd uruchamia się ręcznie, przyłożeniem naklejki w samochodzie albo połączeniem z samochodem; gdy jest zakończony, aplikacja nie śledzi lokalizacji. Dopóki trwa, system iOS pokazuje na pasku stanu niebieski znacznik.

Wiadomości i rozmowy z księgową

Tekst pytań i odpowiedzi, ewentualnie załączony obrazek. Przechodzą przez serwer biura i zostają przy dokumencie albo przy płatności, której dotyczą. Jeśli aplikacja odbierze rozmowę głosową od odwiedzającego stronę, idzie przez nią dźwięk rozmowy; rozmowa jest po stronie odwiedzającego nagrywana i przepisywana na tekst, aby został z niej zapis pisemny (sam dźwięk po przepisaniu jest usuwany). Mikrofon włącza się dopiero wtedy, gdy odbierzesz rozmowę.

Powiadomienia

Jeśli zezwolisz na powiadomienia, na serwerze biura zapisze się identyfikator, który aplikacji przydzieli Apple (token urządzenia). Służy do jednej rzeczy: powiadomić, że przyszło pytanie albo że coś się zakończyło. Nie zawiera imienia ani numeru telefonu.

Zestawienia księgowe (tylko dla biura rachunkowego)

Księgowa widzi w aplikacji także płace i składki, salda kont podatkowych oraz wstępny VAT swoich klientów. Te dane nie powstają w aplikacji: wczytują się z serwera biura i służą do przeglądu tego, co trzeba zapłacić.

Ustawienia aplikacji

Wybory, których dokonasz w aplikacji: otwarty miesiąc, wybrana firma, wygląd, sposób nazywania plików, przypomnienia. Zostają w telefonie.

Diagnostyka (tylko gdy sam o nią poprosisz)

Aplikacja prowadzi wewnętrzny zapis swojego działania: czasy, komunikaty o błędach, nazwy plików i firm. Służy do szukania przyczyny, gdy aplikacja się zatnie. Wysyła się tylko wtedy, gdy w Ustawieniach naciśniesz „Wyślij debug na NAS”, i trafia na ten sam serwer co dokumenty, nigdzie indziej. Usunąć można go w tym samym miejscu.

03Dokąd trafiają dane

Aplikacja komunikuje się tylko z usługami wymienionymi poniżej. Cała komunikacja jest szyfrowana (HTTPS), a aplikacja nie ma dopuszczonego żadnego wyjątku, który omijałby szyfrowanie. Wszyscy kontrahenci oprócz Apple mają siedzibę w Unii Europejskiej. Apple to amerykańska spółka i chodzi o systemowe usługi samego telefonu (powiadomienia i mapy); transfer opiera się na decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych w USA.

Serwer matu.sk znajduje się fizycznie w Republice Słowackiej i zarządza nim wyłącznie biuro rachunkowe. Nie jest to chmura zewnętrznego dostawcy.

04Czego aplikacja nie robi

05Jak dane są chronione

• W telefonie. Dokumenty, baza danych i podglądy są na dysku zaszyfrowane tak, że nie da się ich odczytać, dopóki telefon jest zablokowany. Hasło do serwera i token bankowy są w systemowym sejfie (Keychain) oznaczone jako powiązane wyłącznie z tym jednym urządzeniem: do kopii zapasowej ani do iCloud nie trafiają.
• Blokada aplikacji. Po godzinie bezczynności aplikacja się blokuje i otworzy ją dopiero Face ID, Touch ID albo kod urządzenia. Przy przełączeniu do przełącznika aplikacji zawartość zostaje zasłonięta, aby na podglądzie nie został widoczny dokument.
• Po drodze. Wszystko idzie przez HTTPS, a aplikacja nie ma dopuszczonego żadnego wyjątku, który omijałby szyfrowanie. Ważność certyfikatu serwera sprawdza system iOS; hasło jest wysyłane tylko na adres serwera biura, nigdzie indziej.
• Na serwerze. Każde konto widzi tylko foldery firm, które zostały mu przydzielone. Lista dostępów jest podpisana cyfrowo, więc nikt nie może jej sam zmienić.

06Jak długo dane są przechowywane

• Dokumenty na serwerze: przez okres, który dla dokumentów księgowych przewiduje ustawa o rachunkowości, czyli dziesięć lat.
• Dokumenty w telefonie: aplikacja po zweryfikowanym przesłaniu na serwer usuwa gotowy PDF z telefonu, jeśli ma tak ustawione. Dane o dokumencie zostają w telefonie, dopóki aplikacja jest zainstalowana.
• Dane logowania: dopóki się nie wylogujesz. Opcja „Wyloguj się całkowicie” usunie z urządzenia hasło i tokeny bankowe.
• Ewidencja przebiegu pojazdu: przejazdy, pojazdy i polecenia wyjazdu służbowego są częścią ewidencji podatkowej, więc przechowuje się je tak samo długo jak dokumenty. Pojedynczy przejazd można w aplikacji usunąć.
• Wiadomości i rozmowy: tekst pytań i odpowiedzi zostaje przy dokumencie, którego dotyczy. Dźwięk rozmowy nie jest przechowywany; zostaje z niej tylko zapis pisemny.
• Zapis diagnostyczny: jest ograniczony z góry rozmiarem i w Ustawieniach można go w każdej chwili usunąć.
• Odinstalowanie aplikacji usuwa z telefonu wszystko, łącznie z sejfem danych. Dokumenty, które są już na serwerze, nie są tym dotknięte.

07Podstawa prawna

Dane z dokumentów są przetwarzane dlatego, że nakazuje to ustawa o rachunkowości i przepisy podatkowe, oraz w celu wykonania umowy o prowadzenie księgowości, art. 6 ust. 1 lit. b) i c) RODO. Dane logowania są przetwarzane w celu wykonania umowy i zapewnienia dostępu, art. 6 ust. 1 lit. b) i f) RODO.

Podanie danych nie jest dobrowolne w tym sensie, że bez dokumentu nie ma czego zaksięgować; aplikacja jest tylko jedną z dróg, jak dostarczyć dokument do księgowości.

08Twoje prawa

Masz prawo do dostępu do swoich danych, do ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, do przenoszenia oraz prawo do sprzeciwu. Możesz z nich skorzystać, pisząc na uctovnictvo@matu.sk.

Prawo do usunięcia nie dotyczy dokumentów, które biuro ma obowiązek przechowywać zgodnie z ustawą o rachunkowości: te można usunąć dopiero po upływie ustawowego terminu.

Skargę możesz złożyć do słowackiego Urzędu Ochrony Danych Osobowych (Úrad na ochranu osobných údajov SR), dataprotection.gov.sk.

09Dzieci

Aplikacja jest narzędziem pracy dla księgowości i nie jest przeznaczona dla osób poniżej 16. roku życia. Dane dzieci celowo nie są przetwarzane.

10Zmiany niniejszych zasad

Gdy w aplikacji zmieni się coś, co dotyczy danych, zmieni się też ta strona, a wraz z nią data u góry. O istotnych zmianach biuro poinformuje użytkowników bezpośrednio.

11Wersja na Androida

Części 01 do 10 opisują przede wszystkim wersję na iPhone’a. Ta część dotyczy wersji na Androida (pakiet sk.matu.doklady). Kto przetwarza dane, w jakim celu, jakie masz prawa i jak długo są przechowywane, obowiązuje tak samo jak powyżej. Tam, gdzie Android różni się od iPhone’a, obowiązuje to, co jest napisane w tej części.

Gdzie są przechowywane dane

Hasło do serwera biura, token do odczytu banku Fio, klucze do e-faktur i hasła do skrzynek e-mail są w telefonie zapisane wyłącznie w postaci zaszyfrowanej, w systemowym magazynie Android Keystore. Nigdzie nie są przechowywane jawnym tekstem. Przy włączonym odblokowywaniu biometrycznym hasło jest wydawane dopiero po potwierdzeniu odciskiem palca, twarzą lub kodem urządzenia. Kopia zapasowa aplikacji w Google i przenoszenie danych między telefonami są wyłączone.

Na serwer biura (NAS na Słowacji) trafiają: dokument jako PDF i dane, które aplikacja z niego odczytała, zestawienie ruchów bankowych, wystawione faktury i e-faktury oraz ewidencja przebiegu pojazdu (pojazdy z numerem rejestracyjnym, jazdy, miejsca, kilometry, a przy jazdach służbowych także zapisana trasa). Przy pojeździe zapisuje się też oznaczenie urządzenia Bluetooth samochodu, które do niego przypiszesz. Na żądanie na serwer trafia też dziennik diagnostyczny.

Tylko w telefonie zostają token do odczytu banku Fio, ustawienia aplikacji i rozpoczęte dokumenty, dopóki nie zostaną wysłane. Jazdy prywatne są wgrywane na serwer tylko jako podsumowanie, bez zapisanej trasy.

Odczyt tekstu ze zdjęcia dokumentu i odczyt kodów QR działa bezpośrednio w telefonie. Zdjęcie nie jest wysyłane nikomu obcemu w celu rozpoznania.

Lokalizacja

• Podczas jazdy, na pierwszym planie. Gdy rozpoczniesz jazdę kliknięciem, aplikacja zapisuje trasę i kilometry. Przez cały czas widać powiadomienie „Jazda trwa”. Gdy zakończysz jazdę, lokalizacja nie jest śledzona.
• W tle tylko opcjonalnie. Jeśli w Ustawieniach włączysz automatyczny start jazdy i zezwolisz na lokalizację „Zezwalaj zawsze”, aplikacja sama rozpocznie jazdę, gdy telefon połączy się przez Bluetooth z samochodem przypisanym do pojazdu, nawet gdy aplikacja jest zamknięta. Bez tego uprawnienia pojawi się tylko powiadomienie „Samochód połączony” z przyciskiem rozpoczęcia jazdy. Poza jazdą aplikacja nie śledzi lokalizacji.
• Dokąd trafia trasa. Zapisana trasa jazdy służbowej jest po zakończeniu wgrywana na serwer biura, a punkty trasy trafiają też na serwer map biura, który wygładza je do kształtu dróg. Jazda prywatna jest wgrywana bez trasy.
• Lokalizacja nie jest dla aplikacji obowiązkowa. Bez zgody jazda zostanie zapisana, a kilometry dopiszesz ręcznie.

Uprawnienia Androida i dlaczego aplikacja ich potrzebuje

Poza tym aplikacja używa zwykłych uprawnień systemowych: internetu, stanu sieci, wibracji i uruchamiania po restarcie telefonu (aby odnowić przypomnienia). Aplikacja nie prosi o dostęp do kontaktów, kalendarza, SMS-ów, mikrofonu, galerii zdjęć ani plików: zdjęcia i pliki wybierasz przez systemowy wybierak. Każde uprawnienie można odmówić albo później cofnąć w ustawieniach telefonu; bez niego nie działa tylko ta jedna funkcja.

Usługi podmiotów trzecich na Androidzie

Cała komunikacja jest szyfrowana (HTTPS). Oprócz usług z tabeli w części 03, z których korzysta także wersja na Androida (serwer biura, serwer map, Open-Meteo, Overpass, stkonline.sk, Rejestr osób prawnych, eKasa, VIES, Narodowy Bank Słowacji, bank FIO), dochodzą następujące:

Aplikacja nie używa Firebase, nie korzysta z bibliotek reklamowych ani analitycznych i nie wysyła nic „do domu” twórcy poza serwery biura.

Czego aplikacja na Androida nie robi

• Nie wyświetla reklam, nie zawiera zakupów w aplikacji ani analityki i nikomu nie sprzedaje danych.
• Nie śledzi Cię poza jazdą i nie czyta Twoich kontaktów, kalendarza ani wiadomości.
• Awarie i dziennik diagnostyczny zostają w telefonie. Na serwer biura trafiają tylko wtedy, gdy sam je wyślesz w Ustawieniach.

Szyfrowanie podczas przesyłania

Wszystkie połączenia z serwerem biura i z usługami z tabel powyżej przechodzą przez HTTPS (TLS). E-maile z własnej skrzynki wychodzą w formie szyfrowanej (STARTTLS lub SSL), a aplikacja zawsze weryfikuje certyfikat serwera. Aplikacja nie ma dopuszczonych połączeń bez szyfrowania.

Usuwanie danych

• W telefonie. Opcja „Wyloguj się całkowicie” w Ustawieniach usuwa z telefonu hasło, tokeny i klucze, dokumenty, wyciąg, faktury, ewidencję przebiegu pojazdu oraz dziennik diagnostyczny. Tak samo działa odinstalowanie aplikacji. Na serwerze biura nic się przez to nie usuwa: to, co tam jest, po ponownym zalogowaniu zostanie wczytane od nowa.
• Na serwerze biura. Napisz na uctovnictvo@matu.sk i poproś o usunięcie konta i danych. Wniosek załatwimy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca.
• Wyjątek. Dokumenty księgowe przechowujemy tak długo, jak wymaga tego ustawa o rachunkowości. Do tego czasu nie można ich usunąć; pozostałe dane usuniemy.

12Wsparcie aplikacji

Z czymkolwiek, co w aplikacji nie działa albo czego nie rozumiesz, odezwij się do biura:

Usunięcie konta. Dostęp do aplikacji zakłada Ci biuro, dlatego też ono go usuwa. Napisz na uctovnictvo@matu.sk, a konto usuniemy. Co się przy tym dzieje z danymi i które dokumenty muszą zgodnie z prawem pozostać, znajdziesz w częściach 06 i 08 powyżej.

Kto wydaje aplikację. Aplikację mobilną matu.sk wydaje ACC-NET s.r.o., współwłaściciel matu.sk, IČO: 51 482 711, Sabinovská 362/5, 821 03 Bratislava. Dane w aplikacji przetwarza biuro rachunkowe matu.sk zgodnie z częścią 01.