Ochrana súkromia v appke matu.sk

01Kto údaje spracúva

Appka nie je verejná služba. Používa ju účtovná kancelária matu.sk a jej klienti, ktorí od nej dostali prístupové údaje. Bez účtu na serveri kancelárie sa do appky nedá prihlásiť a nedá sa v nej nič robiť.

Pri údajoch, ktoré sú na dokladoch klientov, vystupuje matu.sk ako sprostredkovateľ — spracúva ich pre klienta a podľa jeho pokynov, na základe zmluvy o spracúvaní osobných údajov. Pri prihlasovacích údajoch používateľa appky vystupuje ako prevádzkovateľ.

02Aké údaje appka spracúva

Doklady, ktoré odfotíš alebo pošleš do appky

Fotku alebo PDF dokladu a údaje, ktoré z neho appka prečíta: dodávateľa a odberateľa, IČO, DIČ a IČ DPH, dátumy, číslo dokladu, variabilný symbol, číslo účtu, sumy a rozpis DPH, jednotlivé položky a celý text, ktorý sa z dokladu podarilo prečítať. Na doklade môžu byť aj osobné údaje — napríklad meno živnostníka alebo adresa. Appka s dokladom nakladá tak, ako prišiel; nič z neho nemaže.

Bankové pohyby

Ak si pre firmu nastavený prístup do banky alebo sa do appky načíta výpis, spracúva sa dátum, suma, mena, variabilný symbol, názov protistrany a číslo jej účtu. Slúži to na jedinú vec: spárovať platbu s dokladom a ukázať, ku ktorej platbe doklad chýba.

Prihlásenie

Prihlasovacie meno a heslo k serveru kancelárie. Heslo sa uchováva výhradne v zabezpečenom úložisku telefónu (Keychain) a vydá sa až po overení tvárou, odtlačkom alebo kódom zariadenia. Zo zariadenia neodchádza inam než na server kancelárie pri samotnom prihlásení.

Kniha jázd

Poloha zariadenia, a to aj vtedy, keď appka nie je na obrazovke. Zapisuje sa priebeh trasy — súradnice, čas, rýchlosť a prejdené kilometre — a k jazde patrí ešte evidenčné číslo a údaje vozidla, meno vodiča, účel cesty, miesto štartu a cieľa, zastávky, náklady a stravné. Kniha jázd je povinná evidencia podľa daňových predpisov a bez záznamu trasy ju viesť nemožno.

Poloha sa sleduje len počas rozbehnutej jazdy. Jazda sa spúšťa ručne, priložením štítku v aute alebo spojením s autom; keď je ukončená, appka polohu nesleduje. Kým beží, systém iOS ukazuje v stavovom riadku modrú značku.

Správy a hovory s účtovníčkou

Text otázok a odpovedí, prípadne priložený obrázok. Prechádzajú serverom kancelárie a zostávajú pri doklade alebo pri platbe, ktorej sa týkajú. Ak appka prijme hlasový hovor od návštevníka webu, ide cez ňu zvuk hovoru; hovor sa na strane návštevníka nahráva a prepisuje do textu, aby z neho zostal písomný záznam — samotný zvuk sa po prepise maže. Mikrofón sa zapne až vtedy, keď hovor prijmeš.

Oznámenia

Ak si oznámenia povolíš, uloží sa na server kancelárie identifikátor, ktorý appke pridelí Apple (token zariadenia). Slúži na jedinú vec — upozorniť, že prišla otázka alebo že sa niečo dokončilo. Neobsahuje meno ani telefónne číslo.

Účtovné prehľady (len pre účtovnú kanceláriu)

Účtovníčka vidí v appke aj mzdy a odvody, zostatky daňových účtov a predbežnú DPH svojich klientov. Tieto údaje sa v appke nevytvárajú — načítajú sa zo servera kancelárie a slúžia na prehľad, čo treba zaplatiť.

Nastavenia appky

Voľby, ktoré si v appke urobíš — otvorený mesiac, vybraná firma, vzhľad, spôsob pomenovania súborov, pripomienky. Zostávajú v telefóne.

Diagnostika (len keď o ňu sám požiadaš)

Appka si vedie interný záznam o svojom behu — časy, chybové hlášky, názvy súborov a firiem. Slúži na hľadanie príčiny, keď sa appka zasekne. Odosiela sa len vtedy, keď v Nastaveniach stlačíš „Poslať debug na NAS“, a ide na ten istý server ako doklady, nikam inam. Vymazať sa dá tým istým miestom.

03Kam údaje odchádzajú

Appka komunikuje len s tými službami, ktoré sú nižšie. Všetka komunikácia je šifrovaná (HTTPS) a appka nemá povolenú žiadnu výnimku, ktorá by šifrovanie obišla. Všetky protistrany okrem Apple sídlia v Európskej únii. Apple je americká spoločnosť a ide o systémové služby samotného telefónu (oznámenia a mapy); prenos sa opiera o rozhodnutie Európskej komisie o primeranosti ochrany údajov v USA.

Server matu.sk je fyzicky v Slovenskej republike a spravuje ho výhradne účtovná kancelária. Nie je to cloud tretej strany.

04Čo appka nerobí

05Ako sú údaje chránené

• V telefóne. Doklady, databáza aj náhľady sú na disku šifrované tak, že sa nedajú prečítať, kým je telefón zamknutý. Heslo k serveru a bankový token sú v systémovom trezore (Keychain) označené ako viazané na toto jediné zariadenie — do zálohy ani do iCloudu neodchádzajú.
• Zámok appky. Po hodine nečinnosti sa appka zamkne a otvorí ju až Face ID, Touch ID alebo kód zariadenia. Pri prepnutí do prepínača aplikácií sa obsah prekryje, aby na náhľade nezostal doklad.
• Cestou. Všetko ide cez HTTPS a appka nemá povolenú výnimku, ktorá by šifrovanie obišla. Platnosť certifikátu servera overuje systém iOS; heslo sa odošle len na adresu servera kancelárie, nikam inam.
• Na serveri. Každý účet vidí len priečinky firiem, ktoré mu boli pridelené. Zoznam prístupov je digitálne podpísaný, takže si ho nikto nemôže sám upraviť.

06Ako dlho sa údaje uchovávajú

• Doklady na serveri — po dobu, ktorú pre účtovné doklady predpisuje zákon o účtovníctve, teda desať rokov.
• Doklady v telefóne — appka po overenom nahratí na server hotové PDF z telefónu maže, ak to má tak nastavené. Údaje o doklade zostávajú v telefóne, kým je appka nainštalovaná.
• Prihlasovacie údaje — kým sa neodhlásiš. Voľba „Odhlásiť sa úplne“ zmaže heslo aj bankové tokeny zo zariadenia.
• Kniha jázd — jazdy, vozidlá a cestovné príkazy sú súčasťou daňovej evidencie, takže sa uchovávajú rovnako dlho ako doklady. Jednotlivú jazdu možno v appke zmazať.
• Správy a hovory — text otázok a odpovedí zostáva pri doklade, ktorého sa týka. Zvuk hovoru sa neuchováva; zostáva z neho len písomný prepis.
• Ladiaci záznam — je zhora obmedzený veľkosťou a v Nastaveniach sa dá kedykoľvek zmazať.
• Odinštalovanie appky zmaže z telefónu všetko vrátane trezoru. Doklady, ktoré už sú na serveri, tým dotknuté nie sú.

07Právny základ

Údaje z dokladov sa spracúvajú preto, že to ukladá zákon o účtovníctve a daňové predpisy, a na plnenie zmluvy o vedení účtovníctva — čl. 6 ods. 1 písm. b) a c) GDPR. Prihlasovacie údaje sa spracúvajú na plnenie zmluvy a na zabezpečenie prístupu, čl. 6 ods. 1 písm. b) a f) GDPR.

Poskytnutie údajov nie je dobrovoľné v tom zmysle, že bez dokladu nie je čo zaúčtovať; appka je len jedna z ciest, ako doklad do účtovníctva dostať.

08Tvoje práva

Máš právo na prístup k svojim údajom, na ich opravu, vymazanie, obmedzenie spracúvania, na prenosnosť a právo namietať. Uplatniť ich môžeš na uctovnictvo@matu.sk.

Právo na vymazanie sa nevzťahuje na doklady, ktoré je kancelária povinná uchovávať podľa zákona o účtovníctve — tie sa dajú zmazať až po uplynutí zákonnej lehoty.

Sťažnosť môžeš podať na Úrad na ochranu osobných údajov SR, dataprotection.gov.sk.

09Deti

Appka je pracovný nástroj pre účtovníctvo a nie je určená osobám mladším ako 16 rokov. Údaje detí sa cielene nespracúvajú.

10Zmeny týchto zásad

Keď sa v appke zmení niečo, čo sa dotýka údajov, zmení sa aj táto stránka a s ňou dátum hore. Podstatné zmeny oznámi kancelária používateľom priamo.

11Podpora aplikácie

S čímkoľvek, čo v appke nefunguje alebo čomu nerozumieš, sa ozvi kancelárii:

Zrušenie účtu. Prístup do appky ti zakladá kancelária, preto ho aj ruší. Napíš na uctovnictvo@matu.sk a účet zrušíme. Čo sa pritom stane s údajmi a ktoré doklady musia zo zákona zostať, je v častiach 06 a 08 vyššie.

Kto appku vydáva. Mobilnú aplikáciu matu.sk vydáva ACC-NET s.r.o., spoluvlastník matu.sk, IČO: 51 482 711, Sabinovská 362/5, 821 03 Bratislava. Údaje v appke spracúva účtovná kancelária matu.sk podľa časti 01.