Ochrana soukromí v aplikaci matu.sk

01Kdo údaje zpracovává

Aplikace není veřejná služba. Používá ji účetní kancelář matu.sk a její klienti, kteří od ní dostali přístupové údaje. Bez účtu na serveru kanceláře se do aplikace nedá přihlásit a nedá se v ní nic dělat.

Při údajích, které jsou na dokladech klientů, vystupuje matu.sk jako zpracovatel — zpracovává je pro klienta a podle jeho pokynů, na základě smlouvy o zpracování osobních údajů. U přihlašovacích údajů uživatele aplikace vystupuje jako správce.

02Jaké údaje aplikace zpracovává

Doklady, které vyfotíš nebo pošleš do aplikace

Fotku nebo PDF dokladu a údaje, které z něj aplikace přečte: dodavatele a odběratele, IČO, DIČ a IČ DPH, data, číslo dokladu, variabilní symbol, číslo účtu, částky a rozpis DPH, jednotlivé položky a celý text, který se z dokladu podařilo přečíst. Na dokladu mohou být i osobní údaje — například jméno živnostníka nebo adresa. Aplikace s dokladem nakládá tak, jak přišel; nic z něj nemaže.

Bankovní pohyby

Pokud je pro firmu nastavený přístup do banky nebo se do aplikace načte výpis, zpracovává se datum, částka, měna, variabilní symbol, název protistrany a číslo jejího účtu. Slouží to k jediné věci: spárovat platbu s dokladem a ukázat, ke které platbě doklad chybí.

Přihlášení

Přihlašovací jméno a heslo k serveru kanceláře. Heslo se uchovává výhradně v zabezpečeném úložišti telefonu (Keychain) a vydá se až po ověření tváří, otiskem nebo kódem zařízení. Ze zařízení neodchází jinam než na server kanceláře při samotném přihlášení.

Kniha jízd

Poloha zařízení, a to i tehdy, když aplikace není na obrazovce. Zapisuje se průběh trasy — souřadnice, čas, rychlost a ujeté kilometry — a k jízdě patří ještě evidenční číslo a údaje vozidla, jméno řidiče, účel cesty, místo startu a cíle, zastávky, náklady a stravné. Kniha jízd je povinná evidence podle daňových předpisů a bez záznamu trasy ji vést nelze.

Poloha se sleduje jen během rozjeté jízdy. Jízda se spouští ručně, přiložením štítku v autě nebo spojením s autem; když je ukončená, aplikace polohu nesleduje. Dokud běží, systém iOS ukazuje ve stavovém řádku modrou značku.

Zprávy a hovory s účetní

Text otázek a odpovědí, případně přiložený obrázek. Procházejí serverem kanceláře a zůstávají u dokladu nebo u platby, které se týkají. Pokud aplikace přijme hlasový hovor od návštěvníka webu, jde přes ni zvuk hovoru; hovor se na straně návštěvníka nahrává a přepisuje do textu, aby z něj zůstal písemný záznam — samotný zvuk se po přepisu maže. Mikrofon se zapne až tehdy, když hovor přijmeš.

Oznámení

Pokud si oznámení povolíš, uloží se na server kanceláře identifikátor, který aplikaci přidělí Apple (token zařízení). Slouží na jedinou věc — upozornit, že přišla otázka nebo že se něco dokončilo. Neobsahuje jméno ani telefonní číslo.

Účetní přehledy (jen pro účetní kancelář)

Účetní vidí v aplikaci i mzdy a odvody, zůstatky daňových účtů a předběžnou DPH svých klientů. Tyto údaje se v aplikaci nevytvářejí — načítají se ze serveru kanceláře a slouží k přehledu, co je třeba zaplatit.

Nastavení aplikace

Volby, které si v aplikaci uděláš — otevřený měsíc, vybraná firma, vzhled, způsob pojmenování souborů, připomínky. Zůstávají v telefonu.

Diagnostika (jen když o ni sám požádáš)

Aplikace si vede interní záznam o svém běhu — časy, chybové hlášky, názvy souborů a firem. Slouží k hledání příčiny, když se aplikace zasekne. Odesílá se jen tehdy, když v Nastavení stiskneš „Poslať debug na NAS“, a jde na tentýž server jako doklady, nikam jinam. Smazat se dá stejným místem.

03Kam údaje odcházejí

Aplikace komunikuje jen s těmi službami, které jsou níže. Veškerá komunikace je šifrovaná (HTTPS) a aplikace nemá povolenou žádnou výjimku, která by šifrování obešla. Všechny protistrany kromě Apple sídlí v Evropské unii. Apple je americká společnost a jde o systémové služby samotného telefonu (oznámení a mapy); přenos se opírá o rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně údajů v USA.

Server matu.sk je fyzicky ve Slovenské republice a spravuje ho výhradně účetní kancelář. Není to cloud třetí strany.

04Co aplikace nedělá

05Jak jsou údaje chráněny

• V telefonu. Doklady, databáze i náhledy jsou na disku šifrované tak, že se nedají přečíst, dokud je telefon zamknutý. Heslo k serveru a bankovní token jsou v systémovém trezoru (Keychain) označené jako vázané na toto jediné zařízení — do zálohy ani do iCloudu neodcházejí.
• Zámek aplikace. Po hodině nečinnosti se aplikace zamkne a otevře ji až Face ID, Touch ID nebo kód zařízení. Při přepnutí do přepínače aplikací se obsah překryje, aby na náhledu nezůstal doklad.
• Cestou. Všechno jde přes HTTPS a aplikace nemá povolenou výjimku, která by šifrování obešla. Platnost certifikátu serveru ověřuje systém iOS; heslo se odešle jen na adresu serveru kanceláře, nikam jinam.
• Na serveru. Každý účet vidí jen složky firem, které mu byly přiděleny. Seznam přístupů je digitálně podepsaný, takže si ho nikdo nemůže sám upravit.

06Jak dlouho se údaje uchovávají

• Doklady na serveru — po dobu, kterou pro účetní doklady předepisuje zákon o účtovníctve, tedy deset let.
• Doklady v telefonu — aplikace po ověřeném nahrání na server hotové PDF z telefonu maže, pokud to má tak nastavené. Údaje o dokladu zůstávají v telefonu, dokud je aplikace nainstalovaná.
• Přihlašovací údaje — dokud se neodhlásíš. Volba „Odhlásit se úplně“ smaže heslo i bankovní tokeny ze zařízení.
• Kniha jízd — jízdy, vozidla a cestovní příkazy jsou součástí daňové evidence, takže se uchovávají stejně dlouho jako doklady. Jednotlivou jízdu lze v aplikaci smazat.
• Zprávy a hovory — text otázek a odpovědí zůstává u dokladu, kterého se týká. Zvuk hovoru se neuchovává; zůstává z něj jen písemný přepis.
• Ladicí záznam — je shora omezen velikostí a v Nastavení se dá kdykoli smazat.
• Odinstalování aplikace smaže z telefonu všechno včetně trezoru. Dokladů, které už jsou na serveru, se to netýká.

07Právní základ

Údaje z dokladů se zpracovávají proto, že to ukládá zákon o účtovníctve a daňové předpisy, a na plnění smlouvy o vedení účetnictví — čl. 6 odst. 1 písm. b) a c) GDPR. Přihlašovací údaje se zpracovávají na plnění smlouvy a na zajištění přístupu, čl. 6 odst. 1 písm. b) a f) GDPR.

Poskytnutí údajů není dobrovolné v tom smyslu, že bez dokladu není co zaúčtovat; aplikace je jen jedna z cest, jak doklad do účetnictví dostat.

08Tvoje práva

Máš právo na přístup ke svým údajům, na jejich opravu, výmaz, omezení zpracování, na přenositelnost a právo namítat. Uplatnit je můžeš na uctovnictvo@matu.sk.

Právo na výmaz se nevztahuje na doklady, které je kancelář povinná uchovávat podle zákona o účtovníctve — ty se dají smazat až po uplynutí zákonné lhůty.

Stížnost můžeš podat na Úřad na ochranu osobních údajů SR, dataprotection.gov.sk.

09Děti

Aplikace je pracovní nástroj pro účetnictví a není určena osobám mladším 16 let. Údaje dětí se cíleně nezpracovávají.

10Změny těchto zásad

Když se v aplikaci změní něco, co se týká údajů, změní se i tato stránka a s ní datum nahoře. Podstatné změny oznámí kancelář uživatelům přímo.

11Podpora aplikace

S čímkoli, co v aplikaci nefunguje nebo čemu nerozumíš, se ozvi kanceláři:

Zrušení účtu. Přístup do aplikace ti zakládá kancelář, proto ho také ruší. Napiš na uctovnictvo@matu.sk a účet zrušíme. Co se přitom stane s údaji a které doklady musí ze zákona zůstat, je v částech 06 a 08 výše.

Kdo aplikaci vydává. Mobilní aplikaci matu.sk vydává ACC-NET s.r.o., spoluvlastník matu.sk, IČO: 51 482 711, Sabinovská 362/5, 821 03 Bratislava. Údaje v aplikaci zpracovává účetní kancelář matu.sk podle části 01.