Od 1. ledna 2027 musí plátci DPH vystavovat tuzemské faktury jako strukturovaná data a posílat je přes doručovací službu, která tatáž data předá i daňovému úřadu. Podívejme se, koho se to týká, koho ne a co se dá připravit ještě letos.
Před pár týdny se nás ptala firma se dvěma zaměstnanci. Faktury vystavuje ve Wordu, uloží je jako PDF a pošle e-mailem, měsíčně jich má asi patnáct. Chtěla vědět, co si musí koupit, aby ji od ledna 2027 nečekaly pokuty. Nový účetní program to nakonec nebyl, Word však skutečně skončí. Většina firem dnes fakturuje přesně takto. Zákon to za elektronickou fakturu uznává, jen k tomu potřebujete souhlas odběratele. Od roku 2027 se slovo e-faktura začne používat pro něco úplně jiného.
E-faktura je datový soubor, který umí počítač zpracovat sám, aniž by se na něj někdo díval. Jde o obsah faktury zapsaný v přesně určené struktuře, v téže evropské normě EN 16931, na které staví elektronická fakturace v celé Evropské unii. Slovensko si přitom nestaví vlastní státní systém. Faktury půjdou přes evropskou síť Peppol, která funguje už více než deset let a nepatří státu. A ještě jeden rozdíl: na e-fakturu se už odběratele nikdo ptát nebude.
Povinnost vystavovat e-faktury je užší, než se říká. Povinnost přijímat je naopak širší a právě ta překvapí firmy, které si myslí, že se jich to netýká.
| Situace | Jak to bude |
|---|---|
| Slovenský plátce DPH fakturuje slovenské firmě, živnostníkovi nebo například obci či sdružení | Musí vystavit e‑fakturu |
| Neplátce DPH vystavuje fakturu firmě | E‑fakturu vystavovat nemusí |
| Neplátce DPH, obec nebo sdružení nakupuje od plátce DPH | Musí umět e‑fakturu přijmout |
| Prodej občanovi | Netýká se |
| Účtenka z e-kasy do 400 eur, doklad do 100 eur | Netýká se |
| Plnění osvobozené od daně | Netýká se |
| Zahraniční firma se slovenským IČ DPH, tedy registrace podle § 5 | Do konce června 2030 se jí to netýká |
| Faktura do jiné země EU | Jen vyjmenované případy, a až od července 2030 |
| Faktura mimo EU | Povinná e‑faktura z toho nevyplývá |
Občas se píše, že od července 2030 budou e-faktury vystavovat i neplátci DPH. Je to nepřesné: nová obecná povinnost fakturovat pro ně nevzniká. Mění se jen to, že faktury, které musí vystavit už dnes, zejména u některých dodání do zahraničí, budou muset mít elektronickou podobu.
Zda je vaše firma už zapsaná v síti Peppol a které povinnosti se jí týkají, zjistíte za pár sekund v naší bezplatné kontrole připravenosti na e-fakturu. Stačí zadat IČO.
E-faktura se zpravidla neposílá přímo odběrateli. Jde přes doručovací službu, tedy firmu, která musí být zapsaná v seznamu finanční správy. Jinou cestou ji smíte poslat jen tehdy, když s tím odběratel souhlasí. V praxi si ji vyberete podobně jako účetní program: může být placená, může být součástí programu, který už máte, a při malém počtu faktur se počítá i s bezplatnými řešeními.
Tatáž služba pošle údaje z faktury i daňovému úřadu. Dodavatel je odešle rovnou při vystavení faktury, odběratel do pěti dnů od přijetí, ale jen tehdy, pokud je plátcem DPH. Mezi plátci tedy úřad vidí tutéž fakturu z obou stran. A vidí ji podrobně: jednotlivé položky a množství, zatímco v kontrolním výkazu vidí jen souhrnnou částku. Neplátce DPH musí fakturu umět přijmout, hlásit však nemusí nic. Odesílání dělá za vás doručovací služba, ale za neoznámení údajů hrozí pokuta do 10 000 eur a při opakování do 100 000 eur; při zřejmém omylu nebo poruše u poskytovatele se však neuloží. Nevystavení povinné e-faktury je jiné provinění a řeší se zvlášť: pokutou od 100 do 10 000 eur podle daňového řádu.
Kdo má dnes drobný fakturační program, který se už neaktualizuje, nemusí ho vyhazovat. Poskytovatelé nabízejí i obyčejnou schránku v prohlížeči: přihlásíte se a vidíte doručené a odeslané faktury jako v e-mailu. Fakturu si otevřete jako běžné PDF, i když oficiálním dokladem je datový soubor pod ním. Zobrazení vám vyrobí poskytovatel, zaúčtujete podle něj ručně a do archivu si odložíte datový soubor. Automatizaci tím nezískáte, povinnost však splníte a účetní program měnit nemusíte.
Větší firmy půjdou opačnou cestou: poskytovatele napojí přímo na účetní program, přijaté faktury do něj napadají samy a program může některé položky rovnou předúčtovat. Právě tady je jediný skutečný přínos celé změny: méně přepisování.
Vyberete si poskytovatele a na jeho stránce spustíte aktivaci. Přesměruje vás na portál finanční správy, kde se přihlásíte například občanským průkazem s čipem. Tím potvrdíte, že firma opravdu existuje, a poskytovatel vás aktivuje. Udělat to musí sama firma. My jako účetní se na portál za vás přihlásit nemůžeme, tak s tím prosím počítejte.
Ceník má každý poskytovatel vlastní a funguje jako paušál u operátora. Při malém počtu faktur se počítá s bezplatným příjmem a s centy za vystavení, při desítkách měsíčně se vyplatí paušál.
Odesílat můžete přes více poskytovatelů najednou, přijímat však v jednu chvíli jen přes jednoho, jinak by síť nevěděla, kam vám fakturu doručit. Když smlouvu vypovíte, poskytovatel vás musí uvolnit do tří dnů, abyste mohli přejít jinam.
Síť nemá jedno centrální místo, přes které by musely projít všechny faktury, takže výpadek u jednoho poskytovatele ostatní nezhodí. Když selže ten váš, faktura neodejde a dozvíte se to, podobně jako u nedoručeného e-mailu. Za poruchu, kterou poskytovatel bezodkladně odstraní, se pokuta neukládá.
Rok 2026 je záměrně přechodný: systém už běží, ale nová povinnost z novely zákona o DPH ještě neplatí, takže kdo chce, zapojí se dobrovolně. Kdo si to vyzkouší teď, nebude to řešit v lednu spolu s uzávěrkou.
Jediná otázka, která má smysl: umí váš fakturační program vystavit fakturu v normovaném formátu a předat ji doručovací službě? Když to neumí, měnit program v prosinci je špatný nápad.
Seznam zapsaných poskytovatelů vede finanční správa a je veřejný. Nemusíte se rozhodnout hned, ale mít alespoň dva vytipované a vědět, co vás to bude stát, je rozumné už teď. Při malém počtu faktur může stačit bezplatné řešení. Sami doporučujeme vybrat si raději toho, koho už používá váš fakturační program nebo alespoň větší z vašich odběratelů. Zákon to nežádá, ale když něco nedojde, řešíte to s jedním člověkem místo dvou, kteří si problém navzájem přehazují.
Dosud se dal překlep v adrese odběratele přežít. V novém systému rozhoduje něco jiného: odběratele najde síť podle DIČ, ne podle poštovní adresy. Když je DIČ nebo IČ DPH špatné nebo chybí některý povinný údaj, faktura neprojde kontrolou nebo skončí u nesprávného příjemce. Projít si adresář teď je nudná, ale levná práce. U klientů vidíme, že se chyby v adresářích najdou skoro vždy, nejčastěji tam, kde odběratel mezitím zanikl nebo mu zrušili registraci k DPH. Pokud chcete, projdeme si ho při nejbližší uzávěrce společně.
Zda jsou vaši odběratelé v síti, si ověříte v hromadné kontrole podle IČO, najednou až 50 firem.
E-fakturu je třeba uchovat deset let od konce roku, kterého se týká. Zákon nepředepisuje cloud ani konkrétní místo, disk v kanceláři stačí, ale musíte mít zálohy a soubory musí zůstat v původním formátu a čitelné celých deset let. Promyslete si to teď, ne za pět let.
Mění se hlavně forma, ne obsah. Faktura musí obsahovat přesně to, co obsahuje dnes, a lhůta na její vystavení zůstává patnáct dnů. Souhrnná faktura za měsíc zůstává také, jen bude elektronická. Jedno se však mění podstatně: splátkový kalendář už nebude platit za fakturu. Kdo dnes řeší nájem nebo leasing dohodou o platbách, bude od ledna 2027 vystavovat e-faktury průběžně. A ještě jedna věc do kalendáře: patnáctidenní lhůta platí jen do konce června 2030, od července 2030 se zkracuje na deset dnů.
Největší změna je v tom, že chyba se projeví hned. Doteď se nesrovnalost našla při kontrolním výkazu nebo při kontrole o dva roky. Od roku 2027 má finanční správa údaje od dodavatele hned při vystavení a od odběratele, pokud je plátcem DPH, do pěti dnů, takže nesrovnalost umí odhalit během pár dnů.
Napište nám, co a komu fakturujete. Řekneme vám, zda vás povinnost od ledna 2027 zasáhne a co je třeba stihnout do konce roku. Odepíšeme vám i tehdy, když se ukáže, že se vás to netýká.
Nezávazná konzultaceKonverzaci a zadané údaje zpracováváme podle zásad ochrany údajů. Přepis chatu posíláme účetní a po potvrzení adresy i vám.