Ab dem 1. Januar 2027 müssen Umsatzsteuerzahler inländische Rechnungen als strukturierte Daten ausstellen und sie über einen Zustelldienst versenden, der dieselben Daten auch an das Finanzamt übermittelt. Sehen wir uns an, wen das betrifft, wen nicht und was sich heuer noch vorbereiten lässt.
Die meisten Firmen fakturieren heute elektronisch – sie erstellen ein PDF und senden es per E-Mail. Das Gesetz erkennt das als elektronische Rechnung an, nur brauchen Sie dafür die Zustimmung des Abnehmers. Ab 2027 wird das Wort E-Rechnung für etwas ganz anderes verwendet.
Die E-Rechnung ist eine Datendatei, die ein Computer allein verarbeiten kann, ohne dass jemand sie ansieht. Kein Bild der Rechnung, sondern ihr Inhalt in einer genau festgelegten Struktur – in derselben europäischen Norm, die alle Staaten verwenden, die schon vor uns auf die E-Rechnungsstellung umgestiegen sind. Und noch ein Unterschied: bei der E-Rechnung wird der Abnehmer nicht mehr gefragt.
Die Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, ist enger, als oft gesagt wird. Die Pflicht, sie zu empfangen, ist dagegen weiter – und genau die überrascht Firmen, die glauben, dass sie das nicht betrifft.
| Situation | Wie es sein wird |
|---|---|
| USt-Zahler stellt einer slowakischen Firma oder einem Gewerbetreibenden eine Rechnung aus | Muss eine E‑Rechnung ausstellen |
| Nicht-USt-Zahler stellt einer Firma eine Rechnung aus | Ausstellen muss er nicht, empfangen können muss er schon |
| Verkauf an eine Privatperson | Betrifft nicht |
| Bon aus der Registrierkasse e-kasa klient bis 400 Euro, Beleg bis 100 Euro | Betrifft nicht |
| Steuerbefreite Leistung | Betrifft nicht |
| Rechnung ins Ausland | Erst ab Juli 2030 |
Die E-Rechnung wird in der Regel nicht direkt an den Abnehmer gesendet. Sie geht über einen Zustelldienst – eine Firma, die in der Liste der Finanzverwaltung eingetragen sein muss. Auf einem anderen Weg dürfen Sie sie nur versenden, wenn der Abnehmer damit einverstanden ist. In der Praxis wählen Sie den Dienst aus und bezahlen dafür ähnlich wie für Ihr Buchhaltungsprogramm.
Derselbe Dienst übermittelt die Rechnungsdaten auch an das Finanzamt. Der Lieferant meldet sie innerhalb von fünf Tagen ab Ausstellung, der Abnehmer innerhalb von fünf Tagen ab Erhalt – beide melden also dieselbe Rechnung. Das Versenden übernimmt für Sie der Zustelldienst, aber bei Nichterfüllung droht eine Geldstrafe von bis zu 10 000 Euro und bei Wiederholung bis zu 100 000 Euro.
Das Jahr 2026 ist bewusst als Übergang gedacht: Das System läuft, aber nichts ist verpflichtend. Wer es jetzt ausprobiert, muss sich damit nicht erst im Januar zusammen mit dem Jahresabschluss beschäftigen.
Die einzige sinnvolle Frage lautet: Kann Ihr Fakturierungsprogramm eine Rechnung im normierten Format ausstellen und sie an den Zustelldienst übergeben? Wenn nicht, ist es eine schlechte Idee, das Programm im Dezember zu wechseln.
Die Liste der registrierten Anbieter führt die Finanzverwaltung, und sie ist öffentlich. Sie müssen sich nicht sofort entscheiden, aber schon jetzt mindestens zwei Kandidaten im Blick zu haben und den Preis zu kennen, ist sinnvoll.
Bisher konnte man einen Tippfehler in der Adresse des Abnehmers überleben. Im normierten Format ist die Rechnung entweder in Ordnung, oder sie wird nicht zugestellt. Jetzt das Adressbuch durchzugehen ist eine langweilige, aber billige Arbeit.
Die E-Rechnung muss zehn Jahre ab Ende des Jahres aufbewahrt werden, auf das sie sich bezieht. Nicht auf der Festplatte im Büro – überlegen Sie sich, wo diese Dateien wirklich liegen werden.
Es ändert sich die Form, nicht der Inhalt. Die Rechnung muss genau das enthalten, was sie heute enthält, und die Frist für ihre Ausstellung bleibt fünfzehn Tage. Die Sammelrechnung für den Monat bleibt ebenfalls, nur wird sie elektronisch sein.
Die größte Änderung ist nicht technisch, sondern dass ein Fehler sofort sichtbar wird. Bisher wurde eine Unstimmigkeit erst bei der Kontrollmeldung oder bei einer Prüfung zwei Jahre später entdeckt. Ab 2027 sehen Lieferant und Abnehmer dieselbe Rechnung in derselben Woche – und der Unterschied ist sofort sichtbar. Für eine Firma mit ordentlichen Belegen ist das eher eine gute Nachricht.
Schreiben Sie uns, was und wem Sie in Rechnung stellen. Wir sagen Ihnen, ob Sie die Pflicht ab Januar 2027 betrifft und was Sie vorbereiten sollten – unverbindlich.
Unverbindliche BeratungDas Gespräch und die eingegebenen Daten verarbeiten wir nach unseren Datenschutzgrundsätzen. Das Chatprotokoll senden wir an die Buchhalterin und nach Bestätigung Ihrer Adresse auch an Sie.