Ab dem 1. Januar 2027 müssen Umsatzsteuerzahler inländische Rechnungen als strukturierte Daten ausstellen und sie über einen Zustelldienst versenden, der dieselben Daten auch an das Finanzamt übermittelt. Sehen wir uns an, wen das betrifft, wen nicht und was sich heuer noch vorbereiten lässt.
Vor ein paar Wochen fragte uns eine Firma mit zwei Mitarbeitern. Sie stellt Rechnungen in Word aus, speichert sie als PDF und schickt sie per E-Mail, monatlich sind es etwa fünfzehn. Sie wollte wissen, was sie kaufen muss, damit sie ab Januar 2027 keine Strafen erwarten. Ein neues Buchhaltungsprogramm war es am Ende nicht, mit Word ist aber tatsächlich Schluss. Die meisten Firmen fakturieren heute genau so. Das Gesetz erkennt das als elektronische Rechnung an, Sie brauchen dafür nur die Zustimmung des Abnehmers. Ab dem Jahr 2027 wird das Wort E-Rechnung für etwas völlig anderes verwendet.
Die E-Rechnung ist eine Datendatei, die ein Computer selbst verarbeiten kann, ohne dass jemand hineinschaut. Es geht um den Inhalt der Rechnung, festgehalten in einer genau bestimmten Struktur, in derselben europäischen Norm EN 16931, auf der die elektronische Rechnungsstellung in der ganzen Europäischen Union aufbaut. Die Slowakei baut dabei kein eigenes staatliches System auf. Die Rechnungen gehen über das europäische Peppol-Netz, das bereits seit mehr als zehn Jahren funktioniert und nicht dem Staat gehört. Und noch ein Unterschied: nach der E-Rechnung wird den Abnehmer niemand mehr fragen.
Die Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, ist enger, als oft gesagt wird. Die Pflicht, sie zu empfangen, ist dagegen weiter, und genau die überrascht Firmen, die glauben, dass sie das nicht betrifft.
| Situation | Wie es sein wird |
|---|---|
| Ein slowakischer Umsatzsteuerzahler stellt einer slowakischen Firma, einem Gewerbetreibenden oder zum Beispiel einer Gemeinde oder einem Verein eine Rechnung aus | Muss eine E‑Rechnung ausstellen |
| Nicht-Umsatzsteuerzahler stellt einer Firma eine Rechnung aus | Muss keine E‑Rechnung ausstellen |
| Nicht-Umsatzsteuerzahler, Gemeinde oder Verein kauft beim Umsatzsteuerzahler ein | Muss die E‑Rechnung empfangen können |
| Verkauf an eine Privatperson | Betrifft nicht |
| Bon aus der Registrierkasse e-kasa klient bis 400 Euro, Beleg bis 100 Euro | Betrifft nicht |
| Steuerbefreite Leistung | Betrifft nicht |
| Ausländische Firma mit slowakischer USt-IdNr., also Registrierung nach § 5 | Bis Ende Juni 2030 betrifft sie das nicht |
| Rechnung in ein anderes EU-Land | Nur die aufgezählten Fälle, und erst ab Juli 2030 |
| Rechnung außerhalb der EU | Die verpflichtende E‑Rechnung ergibt sich daraus nicht |
Gelegentlich ist zu lesen, dass ab Juli 2030 auch Nicht-Umsatzsteuerzahler E-Rechnungen ausstellen werden. Das ist ungenau: eine neue allgemeine Pflicht zur Rechnungsstellung entsteht für sie nicht. Es ändert sich nur, dass Rechnungen, die sie schon heute ausstellen müssen, vor allem bei manchen Lieferungen ins Ausland, künftig in elektronischer Form vorliegen müssen.
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Die E-Rechnung wird in der Regel nicht direkt an den Abnehmer gesendet. Sie geht über einen Zustelldienst, also eine Firma, die in der Liste der Finanzverwaltung eingetragen sein muss. Auf einem anderen Weg dürfen Sie sie nur dann senden, wenn der Abnehmer damit einverstanden ist. In der Praxis wählen Sie ihn ähnlich aus wie ein Buchhaltungsprogramm: er kann kostenpflichtig sein, er kann Teil des Programms sein, das Sie bereits haben, und bei einer kleinen Zahl von Rechnungen wird auch mit kostenlosen Lösungen gerechnet.
Derselbe Dienst übermittelt die Rechnungsdaten auch an das Finanzamt. Der Lieferant sendet sie gleich bei der Ausstellung der Rechnung, der Abnehmer innerhalb von fünf Tagen ab Erhalt, aber nur dann, wenn er Umsatzsteuerzahler ist. Zwischen Umsatzsteuerzahlern sieht das Amt dieselbe Rechnung also von beiden Seiten. Und es sieht sie im Detail: einzelne Positionen und Mengen, während es in der Kontrollmeldung nur den Gesamtbetrag sieht. Ein Nicht-Umsatzsteuerzahler muss die Rechnung empfangen können, melden muss er jedoch nichts. Das Versenden übernimmt für Sie der Zustelldienst, aber bei Nichtmeldung der Daten droht eine Geldstrafe von bis zu 10 000 Euro und bei Wiederholung bis zu 100 000 Euro; bei einem offensichtlichen Irrtum oder einer Störung beim Anbieter wird sie jedoch nicht verhängt. Die Nichtausstellung einer verpflichtenden E-Rechnung ist ein anderer Verstoß und wird gesondert behandelt: mit einer Geldstrafe von 100 bis 10 000 Euro nach der Abgabenordnung.
Wer heute ein kleines Fakturierungsprogramm hat, das nicht mehr aktualisiert wird, muss es nicht wegwerfen. Die Anbieter bieten auch ein einfaches Postfach im Browser an: Sie melden sich an und sehen zugestellte und versendete Rechnungen wie in einem E-Mail-Programm. Die Rechnung öffnen Sie als gewöhnliches PDF, auch wenn der offizielle Beleg die Datendatei darunter ist. Die Darstellung erzeugt der Anbieter für Sie, Sie verbuchen danach von Hand und legen im Archiv die Datendatei ab. Eine Automatisierung gewinnen Sie dadurch nicht, die Pflicht erfüllen Sie aber, und das Buchhaltungsprogramm müssen Sie nicht wechseln.
Größere Firmen gehen den umgekehrten Weg: Sie binden den Anbieter direkt an das Buchhaltungsprogramm an, die erhaltenen Rechnungen fallen von selbst hinein, und das Programm kann manche Positionen gleich vorkontieren. Genau hier liegt der einzige echte Gewinn der ganzen Änderung: weniger Abtippen.
Sie wählen einen Anbieter aus und starten auf seiner Website die Aktivierung. Es leitet Sie auf das Portal der Finanzverwaltung weiter, wo Sie sich zum Beispiel mit dem Personalausweis mit Chip anmelden. Damit bestätigen Sie, dass die Firma tatsächlich existiert, und der Anbieter aktiviert Sie. Das muss die Firma selbst tun. Wir als Buchhalterinnen können uns nicht für Sie am Portal anmelden, rechnen Sie also bitte damit.
Die Preisliste hat jeder Anbieter für sich, und sie funktioniert wie ein Mobilfunktarif. Bei einer kleinen Zahl von Rechnungen wird mit kostenlosem Empfang und mit Cent-Beträgen pro Ausstellung gerechnet, bei einigen Dutzend im Monat lohnt sich eine Pauschale.
Versenden können Sie über mehrere Anbieter gleichzeitig, empfangen jedoch zu einem Zeitpunkt nur über einen, sonst wüsste das Netz nicht, wohin es Ihnen die Rechnung zustellen soll. Wenn Sie den Vertrag kündigen, muss der Anbieter Sie innerhalb von drei Tagen freigeben, damit Sie zu einem anderen wechseln können.
Das Netz hat keine einzige zentrale Stelle, durch die alle Rechnungen müssten, sodass der Ausfall eines Anbieters die anderen nicht mitreißt. Wenn Ihrer ausfällt, geht die Rechnung nicht ab, und Sie erfahren es, ähnlich wie bei einer nicht zugestellten E-Mail. Für eine Störung, die der Anbieter unverzüglich behebt, wird keine Geldstrafe verhängt.
Das Jahr 2026 ist bewusst ein Übergangsjahr: Das System läuft bereits, die neue Pflicht aus der Novelle des Umsatzsteuergesetzes gilt aber noch nicht, wer also will, macht freiwillig mit. Wer es jetzt ausprobiert, muss sich im Januar nicht gleichzeitig damit und mit dem Abschluss beschäftigen.
Die einzige sinnvolle Frage lautet: Kann Ihr Fakturierungsprogramm eine Rechnung im normierten Format ausstellen und sie an den Zustelldienst übergeben? Wenn nicht, ist es eine schlechte Idee, das Programm im Dezember zu wechseln.
Die Liste der eingetragenen Anbieter führt die Finanzverwaltung, und sie ist öffentlich. Sie müssen sich nicht sofort entscheiden, aber schon jetzt mindestens zwei Kandidaten im Blick zu haben und zu wissen, was Sie das kosten wird, ist sinnvoll. Bei einer kleinen Zahl von Rechnungen kann eine kostenlose Lösung genügen. Wir selbst empfehlen, lieber den zu wählen, den Ihr Fakturierungsprogramm bereits nutzt oder zumindest der größere Ihrer Abnehmer. Das Gesetz verlangt es nicht, aber wenn etwas nicht ankommt, klären Sie es mit einer Person statt mit zweien, die sich das Problem gegenseitig zuschieben.
Bisher konnte man einen Tippfehler in der Adresse des Abnehmers überleben. Im neuen System entscheidet etwas anderes: das Netz findet den Abnehmer anhand der Steuernummer (DIČ), nicht anhand der Postanschrift. Wenn die Steuernummer oder die USt-IdNr. falsch ist oder eine Pflichtangabe fehlt, besteht die Rechnung die Prüfung nicht oder landet beim falschen Empfänger. Jetzt das Adressbuch durchzugehen ist eine langweilige, aber billige Arbeit. Bei unseren Mandanten sehen wir, dass sich in den Adressbüchern fast immer Fehler finden, am häufigsten dort, wo der Abnehmer inzwischen erloschen ist oder wo seine Umsatzsteuerregistrierung aufgehoben wurde. Wenn Sie möchten, gehen wir es beim nächsten Abschluss gemeinsam durch.
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Die E-Rechnung muss zehn Jahre ab Ende des Jahres aufbewahrt werden, auf das sie sich bezieht. Das Gesetz schreibt weder eine Cloud noch einen bestimmten Ort vor, eine Festplatte im Büro genügt, aber Sie müssen Sicherungskopien haben, und die Dateien müssen im ursprünglichen Format und die vollen zehn Jahre lesbar bleiben. Überlegen Sie sich das jetzt und nicht erst in fünf Jahren.
Es ändert sich vor allem die Form, nicht der Inhalt. Die Rechnung muss genau das enthalten, was sie heute enthält, und die Frist für ihre Ausstellung bleibt fünfzehn Tage. Die Sammelrechnung für den Monat bleibt ebenfalls, nur wird sie elektronisch sein. Eines ändert sich jedoch grundlegend: ein Zahlungsplan gilt nicht mehr als Rechnung. Wer Miete oder Leasing heute über eine Zahlungsvereinbarung regelt, wird ab Januar 2027 laufend E-Rechnungen ausstellen müssen. Und noch etwas für den Kalender: Die fünfzehntägige Frist gilt nur bis Ende Juni 2030, ab Juli 2030 verkürzt sie sich auf zehn Tage.
Die größte Änderung liegt darin, dass ein Fehler sofort sichtbar wird. Bisher wurde eine Unstimmigkeit erst bei der Kontrollmeldung oder bei einer Kontrolle zwei Jahre später entdeckt. Ab 2027 erhält die Finanzverwaltung die Daten vom Lieferanten sofort bei der Ausstellung und vom Abnehmer, sofern er Umsatzsteuerzahler ist, innerhalb von fünf Tagen, sodass sie eine Unstimmigkeit innerhalb weniger Tage aufdecken kann.
Schreiben Sie uns, was und wem Sie in Rechnung stellen. Wir sagen Ihnen, ob Sie die Pflicht ab Januar 2027 betrifft und was Sie bis Jahresende schaffen müssen. Wir antworten Ihnen auch dann, wenn sich zeigt, dass es Sie nicht betrifft.
Unverbindliche BeratungDas Gespräch und die eingegebenen Daten verarbeiten wir nach unseren Datenschutzgrundsätzen. Das Chatprotokoll senden wir an die Buchhalterin und nach Bestätigung Ihrer Adresse auch an Sie.