З 1 січня 2027 року платники ПДВ повинні виставляти внутрішні (словацькі) рахунки-фактури як структуровані дані і надсилати їх через службу доставки, яка ті самі дані передасть також податковій інспекції. Подивімося, кого це стосується, кого ні, і що можна підготувати ще цього року.
Кілька тижнів тому нас запитала фірма з двома працівниками. Фактури виставляє у Word, зберігає їх як PDF і надсилає електронною поштою, на місяць їх має близько п’ятнадцяти. Хотіла знати, що мусить купити, щоб від січня 2027 року її не чекали штрафи. Новою бухгалтерською програмою це врешті не було, проте Word справді відійде. Більшість фірм сьогодні фактурує саме так. Закон визнає це електронною фактурою, лише потрібна для цього згода отримувача. Від 2027 року слово е-фактура почне вживатися для чогось зовсім іншого.
Е-фактура — це файл даних, який комп’ютер вміє обробити сам, без того, щоб на нього хтось дивився. Ідеться про вміст фактури, записаний у точно визначеній структурі, на тій самій європейській нормі EN 16931, на якій ґрунтується електронна фактурація в усьому Європейському Союзі. Словаччина при цьому не будує власної державної системи. Фактури підуть через європейську мережу Peppol, яка працює вже понад десять років і не належить державі. І ще одна відмінність: щодо е-фактури вже ніхто отримувача питати не буде.
Обов’язок виставляти е-фактури вужчий, ніж говорять. Обов’язок приймати їх, навпаки, ширший, і саме це здивує фірми, які думають, що їх це не стосується.
| Ситуація | Як це буде |
|---|---|
| Словацький платник ПДВ виставляє фактуру словацькій фірмі, приватному підприємцю або, наприклад, громаді чи об'єднанню | Повинен виставити е‑фактуру |
| Неплатник ПДВ виставляє фактуру фірмі | Е‑фактуру виставляти не мусить |
| Неплатник ПДВ, громада або об'єднання купує у платника ПДВ | Повинна вміти прийняти е‑фактуру |
| Продаж громадянину | Не стосується |
| Чек з e-kasa до 400 євро, документ до 100 євро | Не стосується |
| Звільнене від податку постачання | Не стосується |
| Іноземна фірма зі словацьким ІПН, тобто реєстрація згідно з § 5 | До кінця червня 2030 року її це не стосується |
| Фактура до іншої країни ЄС | Лише перелічені випадки, і аж від липня 2030 року |
| Фактура поза ЄС | Обов'язкова е‑фактура з цього не випливає |
Іноді пишуть, що від липня 2030 року е-фактури виставлятимуть і неплатники ПДВ. Це неточно: нового загального обов’язку фактурувати для них не виникає. Змінюється лише те, що фактури, які потрібно виставляти вже сьогодні, зокрема при деяких постачаннях за кордон, повинні будуть мати електронну форму.
Чи зареєстрована ваша компанія в мережі Peppol і які обов’язки її стосуються, ви дізнаєтеся за кілька секунд у нашій безкоштовній перевірці готовності до е-рахунку. Достатньо ввести IČO.
Е-фактура зазвичай не надсилається безпосередньо отримувачу. Вона йде через службу доставки, тобто фірму, яка повинна бути внесена до списку фінансової адміністрації. Іншим способом ви можете її надіслати лише тоді, коли на це погоджується отримувач. На практиці ви оберете її подібно, як бухгалтерську програму: вона може бути платною, може бути частиною програми, яку ви вже маєте, а при невеликій кількості фактур розраховують і на безкоштовні рішення.
Та сама служба надішле дані з фактури й податковому органу. Постачальник надсилає їх одразу при виставленні фактури, отримувач протягом п’яти днів від отримання, але лише тоді, якщо він є платником ПДВ. Отже, між платниками орган бачить ту саму фактуру з обох сторін. І бачить її докладно: окремі позиції та кількості, тоді як у контрольному звіті бачить лише сумарну суму. Неплатник ПДВ повинен уміти прийняти фактуру, проте звітувати не мусить нічого. Надсилання за вас виконує служба доставки, але за неповідомлення даних загрожує штраф до 10 000 євро, а при повторенні до 100 000 євро; проте при очевидній помилці чи несправності у постачальника він не накладається. Невиставлення обов’язкової е-фактури — інше порушення і вирішується окремо: штрафом від 100 до 10 000 євро згідно з Податковим кодексом.
Хто сьогодні має невелику фактураційну програму, яка вже не оновлюється, не мусить її викидати. Постачальники пропонують і звичайну поштову скриньку в браузері: увійдете і побачите отримані та надіслані фактури, як в електронній пошті. Фактуру відкриєте як звичайний PDF, хоча офіційним документом є файл даних під ним. Відображення вам створить постачальник, занесете на рахунки за ним вручну, а до архіву відкладете файл даних. Автоматизацію цим не отримаєте, проте обов’язок виконаєте і бухгалтерську програму міняти не мусите.
Більші фірми підуть протилежним шляхом: постачальника під’єднають напряму до бухгалтерської програми, отримані фактури туди потраплятимуть самі, і програма зможе деякі позиції одразу попередньо занести на рахунки. Саме тут єдина справжня перевага всієї зміни: менше переписування.
Оберете постачальника і на його сторінці запустите активацію. Перенаправить вас на портал Фінансової адміністрації, де ви увійдете, наприклад, за допомогою посвідчення особи з чипом. Цим підтвердите, що фірма справді існує, і постачальник вас активує. Зробити це повинна сама фірма. Ми як бухгалтери не можемо увійти на портал за вас, тому, будь ласка, зважайте на це.
Кожен постачальник має власний прайс, що діє як тариф в оператора. При невеликій кількості фактур розраховується безкоштовне приймання та плата в центах за виставлення, при десятках на місяць вигідніший тариф.
Надсилати можете через кількох постачальників одночасно, приймати ж в один час лише через одного, інакше мережа не знала б, куди вам доставити фактуру. Коли договір розірвете, постачальник повинен звільнити вас протягом трьох днів, щоб ви могли перейти до іншого.
Мережа не має одного центрального місця, через яке мали б проходити всі фактури, тож збій в одного постачальника інших не завалить. Коли підведе ваш, фактура не піде, і ви про це дізнаєтесь, подібно як при недоставленому електронному листі. За несправність, яку постачальник невідкладно усуває, штраф не накладається.
2026 рік є навмисно перехідним: система вже працює, але новий обов’язок із новели закону про ПДВ ще не діє, тож хто хоче, приєднається добровільно. Хто випробує це зараз, не муситиме вирішувати це у січні одночасно із закриттям року.
Єдине запитання, яке має сенс: чи вміє ваша фактураційна програма виставити рахунок у нормованому форматі й передати його службі доставки? Якщо ні, міняти програму в грудні - погана ідея.
Список зареєстрованих постачальників веде фінансова адміністрація, і він публічний. Вам не обов’язково вирішувати одразу, але мати принаймні двох на прикметі й знати, скільки це коштуватиме, розумно вже зараз. При невеликій кількості фактур може вистачити безкоштовного рішення. Самі радимо обрати радше того, кого вже використовує ваша фактураційна програма або принаймні більший з ваших отримувачів. Закон цього не вимагає, але коли щось не дійде, вирішуєте це з однією людиною замість двох, які перекидають проблему одна на одну.
Досі описку в адресі отримувача можна було пережити. У новій системі вирішує щось інше: отримувача мережа знайде за DIČ, а не за поштовою адресою. Коли DIČ або IČ DPH неправильні або бракує якогось обов’язкового реквізиту, фактура не пройде перевірку або опиниться в неправильного отримувача. Перевірити адресну книгу зараз — нудна, але дешева робота. У клієнтів бачимо, що помилки в адресних книгах трапляються майже завжди, найчастіше там, де отримувач тим часом припинив діяльність або йому скасували реєстрацію платника ПДВ. Якщо хочете, переглянемо її разом при найближчому закритті року.
Чи є ваші покупці в мережі, ви перевірите в груповій перевірці за IČO, до 50 компаній одразу.
Е-фактуру потрібно зберігати десять років від кінця року, якого вона стосується. Закон не встановлює ні хмару, ні конкретне місце, досить диска в офісі, але ви повинні мати резервні копії, а файли мають залишатися в первісному форматі та читабельними повні десять років. Продумайте це зараз, а не через п’ять років.
Змінюється переважно форма, а не зміст. Рахунок-фактура повинен містити точно те саме, що містить сьогодні, а строк на її виставлення залишається п'ятнадцять днів. Зведена фактура за місяць також залишається, лише буде електронною. Одне, однак, змінюється суттєво: графік платежів уже не вважатиметься фактурою. Хто сьогодні вирішує оренду або лізинг домовленістю про платежі, від січня 2027 року виставлятиме е-фактури поточно. І ще одна річ у календар: п'ятнадцятиденний строк діє лише до кінця червня 2030 року, від липня 2030 скорочується до десяти днів.
Найбільша зміна в тому, що помилка проявиться одразу. Досі невідповідність знаходили при контрольному звіті або при перевірці через два роки. З 2027 року фінансова адміністрація має дані від постачальника одразу при виставленні, а від покупця, якщо він платник ПДВ, протягом п'яти днів, тож невідповідність може виявити протягом кількох днів.
Напишіть нам, що і кому виставляєте в рахунках. Скажемо вам, чи зачепить вас обов'язок від січня 2027 року і що треба встигнути до кінця року. Відпишемо вам і тоді, коли виявиться, що вас це не стосується.
Безкоштовна консультаціяРозмову і надані дані обробляємо згідно із засадами захисту даних. Запис чату надсилаємо бухгалтерці, а після підтвердження адреси й вам.