Od 1 stycznia 2027 roku podatnicy VAT będą musieli wystawiać krajowe faktury jako dane strukturalne i wysyłać je za pośrednictwem usługi doręczania, która te same dane przekaże także urzędowi skarbowemu. Zobaczmy, kogo to dotyczy, kogo nie, i co da się przygotować jeszcze w tym roku.
Większość firm dziś fakturuje elektronicznie – drukuje PDF i wysyła je e-mailem. Ustawa uznaje to za fakturę elektroniczną, tylko że potrzebna jest do tego zgoda nabywcy. Od 2027 roku słowo e-faktura zacznie być używane na określenie czegoś zupełnie innego.
E-faktura to plik danych, który komputer potrafi przetworzyć sam, bez tego, żeby ktoś na niego patrzył. Nie obraz faktury, lecz jej treść w ściśle określonej strukturze – w tej samej normie europejskiej, jakiej używają wszystkie państwa, które przeszły na e-fakturowanie przed nami. A jeszcze jedna różnica: o e-fakturę nikt już nabywcy pytać nie będzie.
Obowiązek wystawiania e-faktur jest węższy, niż się mówi. Obowiązek przyjmowania ich jest natomiast szerszy – i to właśnie on zaskoczy firmy, które myślą, że ich to nie dotyczy.
| Sytuacja | Jak to będzie |
|---|---|
| Podatnik VAT fakturuje słowackiej firmie lub przedsiębiorcy jednoosobowemu | Musi wystawić e‑fakturę |
| Podmiot niebędący podatnikiem VAT fakturuje firmie | Wystawiać nie musi, przyjąć musi umieć |
| Sprzedaż osobie prywatnej | Nie dotyczy |
| Paragon z kasy fiskalnej e-kasa klient do 400 euro, dokument do 100 euro | Nie dotyczy |
| Świadczenie zwolnione z podatku | Nie dotyczy |
| Faktura za granicę | Dopiero od lipca 2030 roku |
E-faktura z reguły nie jest wysyłana bezpośrednio do nabywcy. Idzie przez usługę doręczania – firmę, która musi być wpisana na listę administracji skarbowej. Inną drogą można ją wysłać tylko wtedy, gdy zgadza się na to nabywca. W praktyce wybierzecie usługę i zapłacicie za nią podobnie, jak płacicie za program księgowy.
Ta sama usługa wysyła dane z faktury również do urzędu skarbowego. Dostawca zgłasza je w ciągu pięciu dni od wystawienia, nabywca w ciągu pięciu dni od otrzymania – obaj więc zgłaszają tę samą fakturę. Wysyłkę robi za was usługa doręczania, ale za niedopełnienie grozi kara do 10 000 euro, a przy powtórzeniu do 100 000 euro.
Rok 2026 jest celowo przejściowy: system działa, ale nic nie jest jeszcze obowiązkowe. Kto wypróbuje to teraz, nie będzie musiał zajmować się tym w styczniu razem z zamknięciem miesiąca.
Jedyne sensowne pytanie brzmi: czy wasz program do fakturowania potrafi wystawić fakturę w znormalizowanym formacie i przekazać ją usłudze doręczania? Jeśli nie potrafi, zmiana programu w grudniu to zły pomysł.
Listę zarejestrowanych dostawców prowadzi administracja skarbowa i jest ona publiczna. Nie musicie decydować się od razu, ale rozsądnie jest już teraz mieć wytypowanych przynajmniej dwóch i znać cenę.
Do tej pory literówkę w adresie nabywcy dało się przeżyć. W znormalizowanym formacie faktura jest albo w porządku, albo się nie dostarczy. Przejrzenie bazy adresowej teraz to nudna, ale tania praca.
E-fakturę trzeba przechowywać dziesięć lat od końca roku, którego dotyczy. Nie na dysku w biurze – przemyślcie, gdzie te pliki naprawdę będą.
Zmienia się forma, nie treść. Faktura musi zawierać dokładnie to, co zawiera dziś, a termin jej wystawienia pozostaje piętnaście dni. Faktura zbiorcza za miesiąc również pozostaje, tylko będzie elektroniczna.
Największa zmiana nie jest techniczna, lecz polega na tym, że błąd wychodzi na jaw od razu. Do tej pory niezgodność wykrywano w ewidencji kontrolnej VAT albo dopiero przy kontroli po dwóch latach. Od 2027 roku dostawca i nabywca widzą tę samą fakturę w tym samym tygodniu – a różnica jest widoczna natychmiast. Dla firmy, która ma dokumenty w porządku, to raczej dobra wiadomość.
Napiszcie nam, co i komu fakturujecie. Powiemy wam, czy obowiązek od stycznia 2027 roku was dotknie i co trzeba przygotować – niezobowiązująco.
Bezpłatna konsultacjaRozmowę i podane dane przetwarzamy zgodnie z zasadami ochrony danych. Zapis czatu wysyłamy księgowej, a po potwierdzeniu adresu także Tobie.