Od 1 stycznia 2027 roku podatnicy VAT będą musieli wystawiać krajowe faktury jako dane strukturalne i wysyłać je za pośrednictwem usługi doręczania, która te same dane przekaże także urzędowi skarbowemu. Zobaczmy, kogo to dotyczy, kogo nie, i co da się przygotować jeszcze w tym roku.
Kilka tygodni temu pytała nas firma z dwoma pracownikami. Faktury wystawia w Wordzie, zapisuje je jako PDF i wysyła e-mailem, miesięcznie ma ich około piętnastu. Chciała wiedzieć, co musi kupić, żeby od stycznia 2027 roku nie czekały jej kary. Nowym programem księgowym to ostatecznie nie było, Word jednak naprawdę się skończy. Większość firm fakturuje dziś dokładnie tak. Ustawa uznaje to za fakturę elektroniczną, tylko potrzebujesz na to zgody odbiorcy. Od 2027 roku słowo e-faktura zacznie oznaczać coś zupełnie innego.
E-faktura to plik danych, który komputer potrafi przetworzyć sam, bez tego, żeby ktoś na niego patrzył. Chodzi o treść faktury zapisaną w dokładnie określonej strukturze, w tej samej europejskiej normie EN 16931, na której opiera się fakturowanie elektroniczne w całej Unii Europejskiej. Słowacja przy tym nie buduje własnego systemu państwowego. Faktury pójdą przez europejską sieć Peppol, która działa już ponad dziesięć lat i nie należy do państwa. I jeszcze jedna różnica: o e-fakturę nikt już odbiorcy pytać nie będzie.
Obowiązek wystawiania e-faktur jest węższy, niż się mówi. Obowiązek przyjmowania ich jest natomiast szerszy i to właśnie on zaskoczy firmy, które myślą, że ich to nie dotyczy.
| Sytuacja | Jak to będzie |
|---|---|
| Słowacki podatnik VAT fakturuje słowackiej firmie, przedsiębiorcy albo na przykład gminie czy stowarzyszeniu | Musi wystawić e‑fakturę |
| Podmiot niebędący podatnikiem VAT wystawia fakturę firmie | E‑faktury wystawiać nie musi |
| Podmiot niebędący podatnikiem VAT, gmina albo stowarzyszenie kupuje od podatnika VAT | Musi umieć przyjąć e‑fakturę |
| Sprzedaż osobie prywatnej | Nie dotyczy |
| Paragon z kasy fiskalnej e-kasa klient do 400 euro, dokument do 100 euro | Nie dotyczy |
| Świadczenie zwolnione z podatku | Nie dotyczy |
| Zagraniczna firma ze słowackim numerem VAT, czyli rejestracja zgodnie z § 5 | Do końca czerwca 2030 roku jej to nie dotyczy |
| Faktura do innego kraju UE | Tylko wymienione przypadki, i dopiero od lipca 2030 |
| Faktura poza UE | Obowiązkowa e‑faktura z tego nie wynika |
Czasem pisze się, że od lipca 2030 roku e-faktury będą wystawiać także podmioty niebędące podatnikami VAT. To nieścisłe: nowy ogólny obowiązek fakturowania dla nich nie powstaje. Zmienia się tylko to, że faktury, które muszą wystawiać już dziś, zwłaszcza przy niektórych dostawach za granicę, będą musiały mieć formę elektroniczną.
Czy Twoja firma jest już zarejestrowana w sieci Peppol i które obowiązki jej dotyczą, dowiesz się w kilka sekund dzięki naszej bezpłatnej weryfikacji gotowości na e-fakturę. Wystarczy wpisać IČO.
E-faktura zwykle nie jest wysyłana bezpośrednio do odbiorcy. Idzie przez usługę doręczania, czyli firmę, która musi być wpisana na listę administracji skarbowej. Inną drogą możesz ją wysłać tylko wtedy, gdy odbiorca się na to zgadza. W praktyce wybierzesz ją podobnie jak program księgowy: może być płatna, może być częścią programu, który już masz, a przy małej liczbie faktur liczy się też z darmowymi rozwiązaniami.
Ta sama usługa wyśle dane z faktury także urzędowi skarbowemu. Dostawca wysyła je od razu przy wystawieniu faktury, odbiorca w ciągu pięciu dni od otrzymania, ale tylko wtedy, gdy jest podatnikiem VAT. Między podatnikami urząd widzi więc tę samą fakturę z obu stron. A widzi ją szczegółowo: poszczególne pozycje i ilości, podczas gdy w ewidencji kontrolnej VAT widzi tylko kwotę zbiorczą. Niepodatnik VAT musi umieć fakturę przyjąć, zgłaszać jednak nie musi nic. Wysyłanie robi za ciebie usługa doręczania, ale za niezgłoszenie danych grozi kara do 10 000 euro, a przy powtórzeniu do 100 000 euro; przy oczywistej pomyłce albo awarii u dostawcy jednak nie zostanie nałożona. Niewystawienie obowiązkowej e-faktury to inne przewinienie i rozstrzyga się osobno: karą od 100 do 10 000 euro według ordynacji podatkowej.
Kto ma dziś drobny program fakturujący, który już się nie aktualizuje, nie musi go wyrzucać. Dostawcy oferują też zwykłą skrzynkę w przeglądarce: zalogujesz się i widzisz faktury przychodzące i wychodzące jak w e-mailu. Fakturę otworzysz jak zwykły PDF, choć oficjalnym dokumentem jest plik danych pod nim. Widok wytworzy ci dostawca, zaksięgujesz według niego ręcznie i do archiwum odłożysz sobie plik danych. Automatyzacji przez to nie zyskasz, obowiązek jednak spełnisz i programu księgowego zmieniać nie musisz.
Większe firmy pójdą odwrotną drogą: dostawcę podłączą wprost do programu księgowego, przyjęte faktury same do niego wpadną, a program niektóre pozycje może od razu wstępnie zaksięgować. Właśnie tu jest jedyna prawdziwa korzyść całej zmiany: mniej przepisywania.
Wybierzesz dostawcę i na jego stronie uruchomisz aktywację. Przekieruje cię na portal administracji skarbowej, gdzie zalogujesz się na przykład dowodem osobistym z czipem. Tym potwierdzisz, że firma naprawdę istnieje, a dostawca cię aktywuje. Musi to zrobić sama firma. My jako księgowe nie potrafimy zalogować się na portal za ciebie, więc weź to, proszę, pod uwagę.
Cennik ma każdy dostawca własny i działa jak abonament u operatora. Przy małej liczbie faktur liczy się na bezpłatny odbiór i centy za wystawienie, przy dziesiątkach miesięcznie opłaca się abonament.
Wysyłać możesz przez kilku dostawców naraz, przyjmować jednak w danej chwili tylko przez jednego, inaczej sieć nie wiedziałaby, gdzie ci fakturę doręczyć. Gdy wypowiesz umowę, dostawca musi cię zwolnić w ciągu trzech dni, żebyś mógł przejść gdzie indziej.
Sieć nie ma jednego centralnego miejsca, przez które musiałyby przejść wszystkie faktury, więc awaria u jednego dostawcy nie powali pozostałych. Kiedy zawiedzie ten twój, faktura nie wyjdzie i dowiesz się o tym, podobnie jak przy niedoręczonym e-mailu. Za awarię, którą dostawca niezwłocznie usunie, kary się nie nakłada.
Rok 2026 jest celowo przejściowy: system już działa, ale nowy obowiązek z nowelizacji ustawy o VAT jeszcze nie obowiązuje, więc kto chce, włącza się dobrowolnie. Kto wypróbuje to teraz, nie będzie musiał zajmować się tym w styczniu razem z zamknięciem roku.
Jedyne sensowne pytanie brzmi: czy twój program do fakturowania potrafi wystawić fakturę w znormalizowanym formacie i przekazać ją usłudze doręczania? Jeśli nie potrafi, zmiana programu w grudniu to zły pomysł.
Listę zarejestrowanych dostawców prowadzi administracja skarbowa i jest ona publiczna. Nie musisz decydować od razu, ale mieć wytypowanych przynajmniej dwóch i wiedzieć, ile cię to będzie kosztować, to rozsądne już teraz. Przy małej liczbie faktur może wystarczyć darmowe rozwiązanie. Sami radzimy wybrać raczej tego, którego używa już twój program do fakturowania albo przynajmniej większy z twoich odbiorców. Ustawa tego nie wymaga, ale gdy coś nie dojdzie, załatwiasz to z jedną osobą zamiast z dwiema, które przerzucają problem między sobą.
Dotychczas literówkę w adresie odbiorcy dało się przeżyć. W nowym systemie decyduje coś innego: odbiorcę znajdzie sieć według NIP-u, nie według adresu pocztowego. Gdy NIP albo numer VAT jest błędny albo brakuje jakiegoś obowiązkowego elementu, faktura nie przejdzie kontroli albo trafi do złego odbiorcy. Przejrzenie teraz swojej bazy adresowej to nudna, ale tania praca. U klientów widzimy, że błędy w bazach adresowych zdarzają się niemal zawsze, najczęściej tam, gdzie odbiorca w międzyczasie przestał istnieć albo wyrejestrowano go z VAT. Jeśli chcesz, przejrzymy ją razem przy najbliższym zamknięciu.
Czy Twoi odbiorcy są w sieci, sprawdzisz w zbiorczej weryfikacji po IČO, nawet 50 firm naraz.
E-fakturę trzeba przechować dziesięć lat od końca roku, którego dotyczy. Ustawa nie narzuca chmury ani konkretnego miejsca, dysk w biurze wystarczy, ale musisz mieć kopie zapasowe, a pliki muszą zostać w oryginalnym formacie i czytelne przez całe dziesięć lat. Pomyśl o tym teraz, nie za pięć lat.
Zmienia się głównie forma, nie treść. Faktura musi zawierać dokładnie to, co zawiera dziś, a termin na jej wystawienie pozostaje piętnaście dni. Zbiorcza faktura za miesiąc też zostaje, tylko będzie elektroniczna. Jedno zmienia się jednak zasadniczo: harmonogram spłat nie będzie już uchodził za fakturę. Kto dziś załatwia najem albo leasing porozumieniem o płatnościach, od stycznia 2027 będzie wystawiał e-faktury na bieżąco. I jeszcze jedna rzecz do kalendarza: piętnastodniowy termin obowiązuje tylko do końca czerwca 2030, od lipca 2030 skraca się do dziesięciu dni.
Największa zmiana polega na tym, że błąd ujawni się od razu. Do tej pory niezgodność znajdowała się przy ewidencji kontrolnej albo przy kontroli po dwóch latach. Od roku 2027 administracja skarbowa ma dane od dostawcy od razu przy wystawieniu, a od nabywcy, jeśli jest podatnikiem VAT, w ciągu pięciu dni, więc niezgodność potrafi wykryć w ciągu kilku dni.
Napisz nam, co i komu fakturujesz. Powiemy Ci, czy obowiązek od stycznia 2027 Cię dotknie i co trzeba zdążyć do końca roku. Odpiszemy też wtedy, gdy okaże się, że Ciebie to nie dotyczy.
Bezpłatna konsultacjaRozmowę i podane dane przetwarzamy zgodnie z zasadami ochrony danych. Zapis czatu wysyłamy księgowej, a po potwierdzeniu adresu także Tobie.