Két cég ugyanannyi bizonylatot hoz, az egyik mégis kétszer annyit fizet. A lekönyvelendő sorok száma dönt ugyanis. Elmagyarázzuk, hogyan alakul ez ki, és mit tud vele kezdeni.
Amikor egy vállalkozó elképzeli a könyvelő munkáját, egy papírkupacot lát. Ez a kupac azonban nem árulja el, mennyi munka van benne. Az egyik számlát egy sorral le lehet könyvelni, a másik, ugyanolyan nagy, hármat igényel.
A különbséget főként a hozzáadottérték-adó okozza. Aki nem áfaalany, annak egyszerű dolga van: érkezik egy 240 eurós számla, lekönyvelünk 240 eurót, kész. Egy sor. Aki áfaalany, annak az adóalapot és magát az adót külön kell könyvelnie, tehát egy számlából hirtelen két sor lesz. És ha kétféle adókulcs alá tartozó áru van rajta, vagy más EU-s országból történő beszerzésről van szó, jön még egy harmadik is.
Amikor megkérjük a céget, hogy becsülje meg a bizonylatok számát, a bankszámlakivonatot szinte mindig egyként számolja. Hiszen az havonta egy fájl.
Csakhogy nem a kivonat a tétel, hanem a számlán minden egyes mozgás. Az a cég, amelynek havonta harminc fizetése van, a bankból harminc tételt hoz, és ez egy kisebb s. r. o.-nál nyugodtan az egész hónap harmada. Ezért a kalkulátor eredménye általában magasabb, mint amire az emberek számítanak: azt is beszámolta, ami a papírkupacon nem látszik.
| Bizonylat | Nem áfaalany | Áfaalany |
|---|---|---|
| 20 kiállított számla belföldre | 20 | 40 |
| 15 bejövő számla egy kulcsban | 15 | 30 |
| 3 bejövő számla az EU-ból | 3 | 9 |
| 25 sor bankszámlakivonat | 25 | 25 |
| Tételek összesen | 63 | 104 |
Ugyanaz a kupac papír. Az első cég kényelmesen belefér az alapcsomagba, a második éppen most lépte túl. Egyetlen különbség van köztük: a második cég áfaalany.
A legtöbb cég úgy tudja csökkenteni a tételek számát, hogy közben semmit nem korlátoz a vállalkozásában.
Öt különálló utalás ugyanannak a beszállítónak öt sor a bankban. Egy összevont fizetés egy sor. Rendszeres beszállítóknál ez megegyezhető, és ez a leggyorsabb megtakarítás.
Ha a céges számlán magánfizetések is átmennek, mindegyik egy plusz tétel, ellenőrzéskor pedig még egy plusz kérdés is. A külön számla havonta pár euróba kerül, és mindkettőt megspórolja.
A havi elszámolású kártya húsz blokkból egyetlen számlát csinál. Ugyanez igaz minden olyan szállítóra, amely összesített elszámolást tud küldeni minden egyes vásárlás bizonylata helyett.
Ez ugyan nem csökkenti a tételek számát, de máshol spórol pénzt: egy fél éves késéssel érkező bizonylatot már nem lehet reklamálni a beszállítónál, és gyakran érvényesíteni sem lehet.
Meg lehetne határozni cégenként egyetlen összeget, a bizonylatok számától függetlenül. Egyszerűnek látszik, de mindig ráfizet valaki: vagy az öt bizonylatos cég fizet a száz bizonylatos helyett, vagy a könyvelőnek tartalékot kell beépítenie az átalányba arra az esetre, ha nő az agenda, és azt mindenki megfizeti.
A tételek szerinti számítást fárasztóbb elmagyarázni, de mindkét irányban tisztességes. És főleg ellenőrizhető: az árlistában pontosan le van írva, mely bizonylatból hány tétel keletkezik, tehát nélkülünk is ki tudja számolni.
Küldje el egy szokásos hónap bizonylatait. Megszámoljuk a tételeket, és megmondjuk a pontos összeget. A megszámolásért semmit nem fizet, és utána nem kell minket választania.
Nem kötelező érvényű konzultációA beszélgetést és a megadott adatokat a adatvédelmi szabályzat szerint kezeljük. A chat átiratát elküldjük a könyvelőnek, és a cím megerősítése után Önnek is.