Két cég ugyanannyi bizonylatot hoz, és az egyik kétszer annyit fizet. Ez nem önkényesség – a könyvelendő sorok száma dönt. Elmagyarázzuk, hogyan alakul ki ez, és mit tehet ellene.
Amikor egy vállalkozó elképzeli a könyvelő munkáját, egy papírkupacot lát. Ez a kupac azonban nem árulja el, mennyi munka van benne. Az egyik számlát egy sorral le lehet könyvelni, a másik, ugyanolyan nagy, hármat igényel.
A különbséget elsősorban a hozzáadottérték-adó okozza. Aki nem áfaalany, annak egyszerű a dolga: érkezik egy 240 eurós számla, lekönyvelnek 240 eurót, kész. Egy sor. Aki áfaalany, annak az adóalapot és magát az adót külön kell könyvelnie – egy számlából hirtelen két sor lesz. És ha rajta két különböző adókulcsú termék van, vagy egy másik EU-tagállamból történő vásárlásról van szó, jön a harmadik.
Amikor megkérjük a céget, hogy becsülje meg a bizonylatok számát, a bankszámlakivonatot szinte mindig egyként számolja. Hiszen az havonta egy fájl.
Csakhogy nem a kivonat a tétel, hanem minden egyes számlamozgás. Egy cég, amelynek havonta harminc fizetése van, harminc tételt hoz a bankból – és ez egy kisebb kft.-nél nyugodtan a hónap harmada. Ezért szokott magasabb lenni a kalkulátor eredménye, mint amit az emberek várnak: nem felejtettünk el kegyesnek lenni, csak beszámítottuk azt is, ami nem látszik.
| Bizonylat | Nem áfaalany | Áfaalany |
|---|---|---|
| 20 kiállított számla belföldre | 20 | 40 |
| 15 bejövő számla egy kulcsban | 15 | 30 |
| 3 bejövő számla az EU-ból | 3 | 9 |
| 25 sor bankszámlakivonat | 25 | 25 |
| Tételek összesen | 63 | 104 |
Ugyanaz a papírkupac. Az első cég kényelmesen belefér az alapcsomagba, a második éppen túllépte azt. Pedig semmit sem csinál másképp – csak áfaalany.
A tételek száma nem sors. A legtöbb cég képes csökkenteni azt anélkül, hogy bármit is korlátozna a vállalkozásán.
Öt különálló utalás ugyanannak a beszállítónak öt sor a bankban. Egy összevont fizetés egy sor. Rendszeres beszállítóknál ez megegyezhető, és ez a leggyorsabb megtakarítás.
Ha a céges számlán magánfizetések is átmennek, mindegyik plusz tétel – és egy ellenőrzésnél plusz kérdés is. Egy külön számla havonta pár euróba kerül, és mindkettőt megspórolja.
Ha lehet céges kártyával tankolni havi elszámolással húsz különálló blokk helyett, akkor húsz bizonylat helyett egyetlen számla lesz belőle.
Ez ugyan nem csökkenti a tételek számát, de máshol spórol pénzt: egy fél éves késéssel érkező bizonylatot már nem lehet reklamálni a beszállítónál, és gyakran érvényesíteni sem lehet.
Meg lehetne határozni egy összeget cégenként, a bizonylatok számától függetlenül. Ez egyszerűnek tűnik, de valaki mindig ráfizet: vagy az öt bizonylatos cég fizet a százas helyett, vagy a könyvelőnek tartalékot kell beépítenie az átalányba arra az esetre, ha az agenda megnő – és ezt mindenki megfizeti.
A tételek szerinti számítást fárasztóbb elmagyarázni, de mindkét irányban tisztességes. És főleg ellenőrizhető: az árlistában pontosan le van írva, mely bizonylatból hány tétel keletkezik, tehát nélkülünk is ki tudja számolni.
Küldje el egy szokásos hónap bizonylatait. Kiszámoljuk a tételeket, és megmondjuk a pontos összeget – kötelezettség és díj nélkül.
Nem kötelező érvényű konzultációA beszélgetést és a megadott adatokat a adatvédelmi szabályzat szerint kezeljük. A chat átiratát elküldjük a könyvelőnek, és a cím megerősítése után Önnek is.