Dwie firmy przyniosą tę samą liczbę dokumentów, a jedna zapłaci dwa razy więcej. Decyduje bowiem liczba wierszy, które trzeba zaksięgować. Wyjaśnimy, jak to powstaje i co możesz z tym zrobić.
Gdy przedsiębiorca wyobraża sobie pracę księgowego, widzi stertę papierów. Ta sterta jednak nie mówi, ile jest w niej pracy. Jedną fakturę można zaksięgować jednym wierszem, a inna, tak samo duża, potrzebuje trzech.
Różnicę robi głównie podatek od towarów i usług. Kto nie jest podatnikiem VAT, ma łatwo: przychodzi faktura na 240 euro, księguje się 240 euro, gotowe. Jeden wiersz. Kto podatnikiem jest, musi podstawę opodatkowania i sam podatek księgować osobno, więc z jednej faktury są nagle dwa wiersze. A gdy jest na niej towar w dwóch różnych stawkach podatku albo chodzi o zakup z innego kraju UE, dochodzi trzeci.
Gdy poprosimy firmę, żeby oszacowała liczbę dokumentów, wyciąg bankowy niemal zawsze liczy jako jeden. To przecież jeden plik miesięcznie.
Tyle że pozycją nie jest wyciąg, ale każdy ruch na koncie. Firma z trzydziestoma płatnościami miesięcznie przyniesie z banku trzydzieści pozycji, a to przy mniejszej spółce spokojnie jedna trzecia całego miesiąca. Dlatego wynik kalkulatora bywa wyższy, niż ludzie się spodziewają: policzył też to, czego na stercie papieru nie widać.
| Dokument | Bez VAT | Płatnik VAT |
|---|---|---|
| 20 faktur wystawionych krajowych | 20 | 40 |
| 15 faktur otrzymanych w jednej stawce | 15 | 30 |
| 3 faktury otrzymane z UE | 3 | 9 |
| 25 wierszy wyciągu bankowego | 25 | 25 |
| Razem pozycji | 63 | 104 |
Ta sama sterta papieru. Pierwsza firma wygodnie mieści się w podstawowym pakiecie, druga właśnie go przekroczyła. Różnica między nimi jest jedna: druga firma jest podatnikiem VAT.
Większość firm potrafi obniżyć sobie liczbę pozycji bez ograniczania czegokolwiek w swojej działalności.
Pięć osobnych przelewów do tego samego dostawcy to pięć wierszy w banku. Jedna zbiorcza płatność to jeden. Przy stałych dostawcach da się to uzgodnić i jest to najszybsza oszczędność.
Gdy przez konto firmowe przechodzą też prywatne płatności, każda z nich jest pozycją więcej, a przy kontroli jeszcze pytaniem więcej. Osobne konto kosztuje kilka euro miesięcznie i oszczędza jedno i drugie.
Karta z miesięcznym rozliczeniem robi z dwudziestu paragonów jedną fakturę. To samo dotyczy każdego dostawcy, który potrafi wysyłać zbiorcze rozliczenie zamiast dokumentu za każdy zakup.
To wprawdzie nie zmniejszy liczby pozycji, ale zaoszczędzi pieniądze gdzie indziej: dokument, który przyjdzie z półrocznym opóźnieniem, nie da się już zareklamować u dostawcy, a często nie da się go nawet uwzględnić.
Dałoby się ustalić jedną kwotę za firmę bez względu na liczbę dokumentów. Wygląda to prosto, ale ktoś zawsze na tym traci: albo firma z pięcioma dokumentami płaci za tę ze setką, albo księgowy musi wliczyć w ryczałt rezerwę na wypadek, że spraw przybędzie, a tę zapłacą wszyscy.
Liczenie według pozycji jest bardziej kłopotliwe do wyjaśnienia, ale jest uczciwe w obu kierunkach. A przede wszystkim da się to sprawdzić: w cenniku jest dokładnie napisane, ile pozycji powstaje z którego dokumentu, więc możesz to przeliczyć nawet bez nas.
Wyślij nam dokumenty za jeden zwykły miesiąc. Policzymy pozycje i podamy dokładną kwotę. Za policzenie nic nie płacisz i nie musisz nas potem wybierać.
Bezpłatna konsultacjaRozmowę i podane dane przetwarzamy zgodnie z zasadami ochrony danych. Zapis czatu wysyłamy księgowej, a po potwierdzeniu adresu także Tobie.