Dwie firmy przyniosą taką samą liczbę dokumentów, a jedna zapłaci dwa razy tyle. To nie jest samowola – decyduje liczba wierszy, które trzeba zaksięgować. Wyjaśnimy, jak to powstaje i co możesz z tym zrobić.
Gdy przedsiębiorca wyobraża sobie pracę księgowego, widzi stertę papierów. Ta sterta jednak nie mówi, ile jest w niej pracy. Jedną fakturę można zaksięgować jednym wierszem, a inna, tak samo duża, potrzebuje trzech.
Różnicę robi przede wszystkim podatek od towarów i usług. Kto nie jest podatnikiem VAT, ma to proste: przychodzi faktura na 240 euro, księguje się 240 euro, gotowe. Jeden wiersz. Kto jest podatnikiem, musi podstawę opodatkowania i sam podatek księgować osobno – z jednej faktury nagle powstają dwa wiersze. A gdy jest na niej towar w dwóch różnych stawkach podatku albo chodzi o zakup z innego kraju UE, dochodzi trzeci.
Gdy poprosimy firmę, żeby oszacowała liczbę dokumentów, wyciąg bankowy niemal zawsze liczy jako jeden. To przecież jeden plik miesięcznie.
Tylko że pozycją nie jest wyciąg, ale każdy ruch na koncie. Firma z trzydziestoma płatnościami miesięcznie przynosi z banku trzydzieści pozycji – a to przy mniejszej spółce s. r. o. spokojnie jedna trzecia całego miesiąca. Dlatego wynik kalkulatora bywa wyższy, niż ludzie oczekują: nie zapomnieliśmy się zlitować, po prostu wliczyliśmy też to, czego nie widać.
| Dokument | Bez VAT | Płatnik VAT |
|---|---|---|
| 20 faktur wystawionych krajowych | 20 | 40 |
| 15 faktur otrzymanych w jednej stawce | 15 | 30 |
| 3 faktury otrzymane z UE | 3 | 9 |
| 25 wierszy wyciągu bankowego | 25 | 25 |
| Razem pozycji | 63 | 104 |
Ta sama sterta papieru. Pierwsza firma wygodnie mieści się w podstawowym pakiecie, druga właśnie go przekroczyła. A przy tym nie robi nic inaczej – jest tylko podatnikiem VAT.
Liczba pozycji to nie przeznaczenie. Większość firm może ją zmniejszyć bez ograniczania czegokolwiek w swojej działalności.
Pięć osobnych przelewów do tego samego dostawcy to pięć wierszy w banku. Jedna zbiorcza płatność to jeden. Przy stałych dostawcach da się to uzgodnić i jest to najszybsza oszczędność.
Gdy przez konto firmowe przechodzą także prywatne płatności, każda z nich to dodatkowa pozycja – a przy kontroli jeszcze dodatkowe pytanie. Osobne konto kosztuje kilka euro miesięcznie i oszczędza jedno i drugie.
Jeśli można tankować na kartę firmową z miesięcznym rozliczeniem zamiast dwudziestu osobnych paragonów, powstaje z tego jedna faktura zamiast dwudziestu dokumentów.
To wprawdzie nie zmniejszy liczby pozycji, ale zaoszczędzi pieniądze gdzie indziej: dokument, który przyjdzie z półrocznym opóźnieniem, nie da się już zareklamować u dostawcy, a często nie da się go nawet uwzględnić.
Można by ustalić jedną kwotę za firmę bez względu na liczbę dokumentów. Wygląda to prosto, ale ktoś zawsze na tym traci: albo firma z pięcioma dokumentami płaci za tę z setką, albo księgowy musi wliczyć do ryczałtu rezerwę na wypadek, że agenda wzrośnie – a tę zapłacą wszyscy.
Liczenie według pozycji jest bardziej kłopotliwe do wyjaśnienia, ale jest uczciwe w obu kierunkach. A przede wszystkim da się to sprawdzić: w cenniku jest dokładnie napisane, ile pozycji powstaje z którego dokumentu, więc możesz to przeliczyć nawet bez nas.
Wyślij nam dokumenty za jeden zwykły miesiąc. Policzymy pozycje i powiemy dokładną kwotę – niezobowiązująco i za darmo.
Bezpłatna konsultacjaRozmowę i podane dane przetwarzamy zgodnie z zasadami ochrony danych. Zapis czatu wysyłamy księgowej, a po potwierdzeniu adresu także Tobie.