Zwei Firmen bringen die gleiche Anzahl an Belegen und eine zahlt doppelt so viel. Entscheidend ist nämlich die Anzahl der zu verbuchenden Zeilen. Wir erklären, wie das entsteht und was Sie dagegen tun können.
Wenn sich ein Unternehmer die Arbeit des Buchhalters vorstellt, sieht er einen Stapel Papiere. Der Stapel sagt aber nicht, wie viel Arbeit darin steckt. Eine Rechnung lässt sich mit einer Zeile verbuchen, eine andere, gleich große, braucht drei.
Den Unterschied macht vor allem die Umsatzsteuer. Wer nicht umsatzsteuerpflichtig ist, hat es einfach: Es kommt eine Rechnung über 240 Euro, es werden 240 Euro verbucht, fertig. Eine Zeile. Wer umsatzsteuerpflichtig ist, muss Bemessungsgrundlage und Steuer selbst getrennt verbuchen, sodass aus einer Rechnung plötzlich zwei Zeilen werden. Und wenn darauf Ware in zwei verschiedenen Steuersätzen steht oder es sich um einen Einkauf aus einem anderen EU-Land handelt, kommt eine dritte hinzu.
Wenn wir eine Firma bitten, die Anzahl der Belege zu schätzen, zählt sie den Kontoauszug fast immer als einen. Es ist ja eine Datei im Monat.
Der Posten ist aber nicht der Auszug, sondern jede Kontobewegung. Eine Firma mit dreißig Zahlungen im Monat bringt aus der Bank dreißig Posten mit, und das ist bei einer kleineren s. r. o. locker ein Drittel des ganzen Monats. Deshalb fällt das Ergebnis des Kalkulators höher aus, als Leute erwarten: Er hat auch das eingerechnet, was man auf dem Papierstapel nicht sieht.
| Beleg | Nicht umsatzsteuerpflichtig | Umsatzsteuerpflichtig |
|---|---|---|
| 20 Ausgangsrechnungen ins Inland | 20 | 40 |
| 15 Eingangsrechnungen mit einem Steuersatz | 15 | 30 |
| 3 Eingangsrechnungen aus der EU | 3 | 9 |
| 25 Zeilen des Kontoauszugs | 25 | 25 |
| Posten insgesamt | 63 | 104 |
Derselbe Papierstapel. Die erste Firma passt bequem ins Grundpaket, die zweite hat es gerade überschritten. Der einzige Unterschied zwischen ihnen: Die zweite Firma ist umsatzsteuerpflichtig.
Die meisten Firmen können die Anzahl der Posten senken, ohne ihr Geschäft in irgendeiner Weise einzuschränken.
Fünf einzelne Überweisungen an denselben Lieferanten sind fünf Zeilen im Kontoauszug. Eine Sammelzahlung ist eine. Bei regelmäßigen Lieferanten lässt sich das vereinbaren, und es ist die schnellste Ersparnis.
Wenn über das Firmenkonto auch private Zahlungen laufen, ist jede davon ein zusätzlicher Posten und bei einer Prüfung noch eine zusätzliche Frage. Ein separates Konto kostet ein paar Euro im Monat und erspart beides.
Eine Karte mit Monatsabrechnung macht aus zwanzig Kassenbons eine Rechnung. Dasselbe gilt bei jedem Lieferanten, der eine Sammelabrechnung statt eines Belegs für jeden Einkauf schicken kann.
Das verringert zwar nicht die Postenzahl, spart aber anderswo Geld: Ein Beleg, der mit einem halben Jahr Verspätung ankommt, kann beim Lieferanten nicht mehr reklamiert werden und lässt sich oft auch nicht mehr geltend machen.
Man könnte einen einzigen Betrag pro Firma festlegen, unabhängig von der Menge der Belege. Das wirkt einfach, aber jemand zahlt immer drauf: Entweder zahlt die Firma mit fünf Belegen für die mit hundert, oder der Buchhalter muss in die Pauschale eine Reserve für den Fall einkalkulieren, dass die Agenda wächst, und die zahlen dann alle.
Die Berechnung nach Posten ist mühsamer zu erklären, aber in beide Richtungen fair. Und vor allem lässt sie sich überprüfen: im Preisverzeichnis steht genau, wie viele Posten aus welchem Beleg entstehen, sodass Sie es auch ohne uns nachrechnen können.
Schicken Sie uns die Belege für einen gewöhnlichen Monat. Wir berechnen die Posten und nennen den genauen Betrag. Für das Berechnen zahlen Sie nichts und Sie müssen sich danach nicht für uns entscheiden.
Unverbindliche BeratungDas Gespräch und die eingegebenen Daten verarbeiten wir nach unseren Datenschutzgrundsätzen. Das Chatprotokoll senden wir an die Buchhalterin und nach Bestätigung Ihrer Adresse auch an Sie.