Účtovníctvo a mzdy pre s.r.o. a živnostníkov v Bratislave aj online

1. Prevádzkovateľ

MATU.SK s. r. o., Sabinovská 362/5, 821 03 Bratislava, IČO: 50 756 893, e-mail: uctovnictvo@matu.sk

Prevádzkovateľom mobilnej aplikácie matu.sk je ACC-NET s.r.o., spoluvlastník matu.sk, Sabinovská 362/5, 821 03 Bratislava, IČO: 51 482 711, e-mail: uctovnictvo@matu.sk. Tá istá spoločnosť je držiteľom účtu v Apple Developer Programe a v Google Play.

2. Aké údaje spracúvame?

Spracúvame osobné údaje, ktoré nám dobrovoľne poskytnete cez kontaktný formulár: meno, názov firmy, e-mail, telefón, službu, o ktorú máte záujem, a obsah správy. Tieto údaje slúžia výhradne na zodpovedanie vašej požiadavky. Na zadanú e-mailovú adresu vám hneď po odoslaní pošleme automatické potvrdenie, že sme správu prijali. Pri službe Preverenie obchodného partnera spracúvame aj údaje z verejných registrov – pozri bod 12.

3. Účel a právny základ

Spracúvame na základe vášho súhlasu (čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR) a za účelom predzmluvných vzťahov (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR).

4. Doba uchovávania

Uchovávame ich len dovtedy, kým sú potrebné na vybavenie vašej požiadavky a súvisiacej komunikácie, pokiaľ zákon nevyžaduje dlhšiu archiváciu. Pevnú lehotu automatického mazania zatiaľ nestanovujeme; údaje vymažeme na vašu žiadosť (bod 6).

5. Zdieľanie údajov

Vaše údaje neposkytujeme tretím stranám okrem prípadov vyžadovaných zákonom a okrem sprostredkovateľa uvedeného v bode 8. Prevádzku AI chatu zabezpečuje spoločnosť Anthropic PBC (USA) – prenos je zabezpečený štandardnými zmluvnými doložkami EÚ. Pri zobrazení mapy sídla firmy v preverení obchodného partnera sa údaje odosielajú aj spoločnosti Apple (pozri bod 12). Ďalších príjemcov pri jednotlivých službách uvádzame v bodoch 9 a 13 až 17.

6. Vaše práva

Máte právo na prístup, opravu, vymazanie, obmedzenie spracovania, prenosnosť a námietku. Uplatniť ich môžete na uctovnictvo@matu.sk. Máte tiež právo podať sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov SR (uoou.sk).

7. Cookies a ukladanie v prehliadači

Verejná časť stránky cookies takmer nepoužíva – jedinou výnimkou je chat: keď v ňom pošlete alebo dostanete obrázok, nastaví sa dočasná cookie na 1 deň, aby sme vám vedeli obrázok znova načítať. Nastavenie svetlého či tmavého režimu a rozpracovanú konverzáciu v chate si inak ukladá priamo váš prehliadač a na náš server sa neodosielajú. Návštevnosť meriame bez cookies a bez ukladania IP adries.

Klientska zóna (matu.sk/klient/) je za prihlásením a používa tri technicky nevyhnutné cookies: prihlásenie (zaniká zatvorením prehliadača), zapamätanie jazyka – uloží sa, až keď si jazyk sami prepnete – a zapamätanie prehliadača na 30 dní, tiež len na vaše vlastné želanie, aby sa nepýtalo druhé overenie; je v ňom len náhodné číslo, samotný prístupový údaj zostáva na našom serveri.

Analytické ani marketingové cookies nepoužívame, preto stránka nepotrebuje súhlasové okno.

8. AI chat na stránke

Na stránke prevádzkujeme chatovacieho asistenta, ktorý odpovedá na otázky o našich službách. Ak nám v chate uvediete meno a e-mail, použijeme ich na zaslanie prepisu konverzácie a na to, aby sme sa vám vedeli ozvať; uvedenie týchto údajov je dobrovoľné a chat funguje aj bez nich. Ak si v chate vyžiadate telefonát a necháte nám telefónne číslo, použijeme ho výhradne na to zavolanie a uchováme ho spolu s konverzáciou; aj toto je dobrovoľné.

Text konverzácie spracúva v našom mene spoločnosť Anthropic PBC (USA) ako sprostredkovateľ, na základe zmluvy o spracúvaní údajov a štandardných zmluvných doložiek EÚ. Vaše správy sa nepoužívajú na trénovanie AI modelov.

Prepis konverzácie odosielame na vami zadanú e-mailovú adresu a na adresu uctovnictvo@matu.sk. Text konverzácie zároveň uchovávame na našom serveri, aby sme na vašu otázku vedeli nadviazať aj neskôr; maže sa automaticky po 3 rokoch podľa bodu 4 a na požiadanie ho vymažeme skôr.

Do chatu môžete priložiť obrázok – napríklad fotku faktúry alebo snímku obrazovky. Obrázok si prezerá iba účtovníčka, umelej inteligencii sa neposiela. Ukladáme ho na našom vlastnom serveri spolu s konverzáciou a mažeme ho v rovnakej lehote podľa bodu 4. Prikladanie obrázkov je dobrovoľné; posielajte len to, čo naozaj potrebujeme vidieť, a nie doklady s údajmi tretích osôb, ktoré s vecou nesúvisia.

Odpovede generuje umelá inteligencia a môžu obsahovať nepresnosti – nie sú záväzným daňovým ani účtovným poradenstvom. Do chatu preto nezadávajte rodné čísla, čísla účtov ani iné citlivé údaje. Právnym základom je váš súhlas (čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR) a predzmluvné vzťahy (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR).

9. Hovory cez stránku

Ak si v chate vyberiete hovor priamo cez prehliadač, zvuk ide priamo medzi vaším zariadením a telefónom účtovníčky. Náš server hovor len sprostredkuje – nepočúva ho a neukladá.

Hovor môže byť nahrávaný pre zlepšenie kvality našich služieb a pre presný záznam toho, čo sme si dohodli. Upozorníme vás na to zvukovou hláškou aj textom v okne chatu ešte pred spojením; ak s nahrávaním nesúhlasíte, hovor jednoducho nezačnite – namiesto neho nám môžete nechať telefónne číslo alebo pokračovať v písanom chate.

Nahrávka sa prepíše na text na našom vlastnom serveri – hlasový záznam neodovzdávame žiadnej tretej strane. Samotný zvuk hneď po prepise mažeme; uchovávame už len textový prepis a jeho krátke zhrnutie, a to spolu s konverzáciou podľa bodu 4. Zhrnutie hovoru vám pošleme e-mailom, ak ste nám adresu zadali a potvrdili. Text prepisu spracúva pri tvorbe zhrnutia spoločnosť Anthropic PBC (USA) za rovnakých podmienok ako text chatu podľa bodu 8.

Právnym základom je náš oprávnený záujem na kvalite služieb a na preukázateľnosti dohodnutého (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR) v spojení s vaším rozhodnutím hovor po upozornení začať. Proti nahrávaniu môžete kedykoľvek namietať na uctovnictvo@matu.sk a prepis vymažeme.

Aby sa hovor v prehliadači dokázal spojiť, vaše zariadenie kontaktuje pomocné servery na zisťovanie sieťovej adresy (STUN). Okrem nášho servera sú v nastavení aj servery tretích strán (stun.nextcloud.com, stun.sipgate.net a stun.1und1.de); tie uvidia vašu IP adresu, zvuk cez ne však netečie. Ak sa priame spojenie nedá vytvoriť, zvuk prenáša náš vlastný prenosový server (TURN) na matu.sk.

10. Vystavenie faktúry na stránke

Na stránke Faktúra online si môžete vystaviť faktúru a stiahnuť ju ako PDF. Údaje, ktoré do formulára vyplníte – vrátane údajov o odberateľovi – nám odídu len na tú jednu chvíľu, počas ktorej z nich server nakreslí PDF, a to sa hneď pošle späť do vášho prehliadača. Nič z toho na našom serveri nezostáva: faktúru neukladáme, neevidujeme a nečítame.

Jedinou výnimkou sú obrázky, ktoré nahráte (logo, pečiatka, podpis). Tie web nevyhnutne odloží do dočasného súboru na čas spracovania požiadavky a po nakreslení faktúry ich systém automaticky zmaže. Do prevádzkového záznamu servera sa z faktúry nezapisuje žiadny údaj.

Aby sa stránka nedala zneužiť na zahltenie servera, ukladáme si časy posledných požiadaviek. Vaša IP adresa sa pritom neukladá v čitateľnej podobe – použije sa z nej len nečitateľný odtlačok. Požiadavky staršie ako hodina sa prestanú počítať a samotný záznam sa pri ďalšej prevádzke stránky zmaže. Právnym základom je náš oprávnený záujem na prevádzke a bezpečnosti stránky (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR).

Údaje o vašej firme si pamätá váš prehliadač a stiahnutý podklad na ďalšiu faktúru leží vo vašom počítači – my si z nich neukladáme nič. Na náš server idú len v tej chvíli, keď si necháte nakresliť faktúru, rovnako ako ostatné údaje z formulára. Z prehliadača ich vymažete tlačidlom priamo na stránke.

Evidujeme len to, koľko faktúr sa na stránke vystaví – jedno číslo za deň. Nezapisuje sa pri tom nič z faktúry, vaša IP adresa ani nič iné, podľa čoho by sa dalo zistiť, kto faktúru vystavil. Taký súčet nie je osobný údaj.

11. Bezpečnosť

Komunikácia je šifrovaná protokolom HTTPS. Prijaté správy sú dostupné iba oprávneným osobám.

12. Preverenie obchodného partnera a údaje z verejných registrov

Služba Preverenie obchodného partnera umožňuje overiť firmu podľa IČO alebo názvu. Výsledok skladáme z verejných registrov. Prevádzkovateľom je prevádzkovateľ uvedený v bode 1. Údaje do registrov nevkladáme a nemeníme – len ich preberáme a zobrazujeme.

Čo zobrazujeme a odkiaľ údaje sú. Základné údaje firmy (názov, IČO, DIČ, IČ DPH, právnu formu, sídlo, stav, dátumy, základné imanie, činnosť a počet zamestnancov) a jej hospodárenie z účtovných závierok spolu s priemerom odvetvia. Pochádzajú z Registra právnických osôb, Registra účtovných závierok a pri priemere odvetvia zo štatistík Eurostatu. Pri živnostníkovi (fyzickej osobe) meno nezobrazujeme – ukážeme len IČO, obec, stav, dátumy a hospodárenie. Rodné čísla, dátumy narodenia ani súkromné adresy nezobrazujeme.

Účel a právny základ. Účelom je umožniť obchodnému partnerovi overiť si pred obchodom, s kým obchoduje, a uvážlivo posúdiť obchodné riziko. Právnym základom je oprávnený záujem (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR) – náš aj tých, ktorí službu používajú. Údaje pochádzajú z registrov, ktoré sú podľa zákona verejné, a používame ich len na tento účel.

Čo robíme pre ochranu údajov. Výsledky sa načítajú až na váš dopyt a nie sú samostatnými stránkami, preto ich nenájdete vo vyhľadávačoch. Počet preverení z jednej IP adresy je obmedzený, aby sa údaje nedali sťahovať hromadne. Nezapisujeme, kto koho hľadal.

Komu údaje putujú. Výsledok vidí ten, kto si ho vyžiada. Registre dostávajú naše dopyty (IČO alebo hľadaný názov) z nášho servera, nie z vášho zariadenia. Pri mape sídla firmy sa prehliadač spojí so spoločnosťou Apple Inc. (USA), ktorá mapu poskytuje – Apple tým dostane adresu sídla a IP adresu návštevníka (zásady Apple). Pri živnostníkoch mapu nezobrazujeme.

Ako dlho údaje uchovávame. Váš dopyt neukladáme. Kópiu Registra právnických osôb držíme na našom serveri a obnovujeme ju denne (raz mesačne ju postavíme nanovo); obnova kópiu prepíše súčasným stavom zdroja. Odtlačky IP adries na ochranu pred zneužitím sa vymažú po 15 minútach až 24 hodinách. Krátkodobé pamäte výsledkov z registrov držíme od jednej hodiny po 30 dní.

Vaše práva. Ak sa údaje týkajú vás, máte právo na prístup, opravu, vymazanie, obmedzenie spracovania a právo namietať proti spracovaniu založenému na oprávnenom záujme (čl. 21 GDPR). Každú námietku posúdime individuálne a odpovieme najneskôr do 1 mesiaca; ak jej vyhovieme, údaj v preverení hneď prestaneme zobrazovať. Napíšte na uctovnictvo@matu.sk a uveďte meno a IČO firmy, ktorej sa to týka. Ak je údaj v registri nesprávny, opravu je potrebné urobiť v zdrojovom registri – my ho prevezmeme pri najbližšej obnove. Sťažnosť môžete podať na Úrad na ochranu osobných údajov SR (bod 6).

Prečo vás neinformujeme jednotlivo. Údaje preberáme z verejných registrov a nemáme kontakt na osoby, ktorých sa týkajú; individuálne informovanie by si vyžadovalo neprimerané úsilie (čl. 14 ods. 5 písm. b) GDPR). Náhradou je toto verejné oznámenie a odkaz naň pri formulári aj pri výsledku preverenia.

13. Dotazník na cenovú ponuku

Na stránke Dotazník na cenovú ponuku nám odpoveďami na otázky pomôžete pripraviť ponuku. Odpovede nám prídu e-mailom a kópiu dostanete aj vy; na našom serveri sa neukladajú. Na ochranu pred zneužitím si pamätáme len počet odoslaní z danej siete, bez obsahu odpovedí (najviac 5 za hodinu).

Právnym základom je váš súhlas (čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR), ktorý dáte zaškrtnutím políčka pred odoslaním. E-maily s odpoveďami uchovávame rovnako ako pri kontaktnom formulári (bod 4). Vaše práva sú v bode 6.

14. Platené online nástroje a reklamácie

Na stránkach Daňové priznanie online (typ A a B, oznámenie o predĺžení lehoty), Daň z motorových vozidiel online a Daň z nehnuteľností online si môžete za poplatok pripraviť podanie. Údaje z priznania (príjmy, deti, nehnuteľnosti, vozidlá) spracúva váš prehliadač. Na náš server idú len vtedy, keď si dáte vytvoriť súbor na podanie (PDF alebo XML) alebo použijete pomoc AI chatu (bod 8). Rozpracovaný koncept si ukladáte vy ako súbor a na našom serveri sa neukladá. Pri dani z nehnuteľností môže tlačidlo „Doplniť z katastra“ poslať číslo parcely a katastrálne územie verejnému katastru (ÚGKK); neukladáme ich.

Objednávka a platba. V objednávke na serveri máme variabilný symbol, e-mail, kľúč (odvodený z mena, priezviska a dátumu narodenia tak, že sa z neho údaje nedajú prečítať), fakturačné údaje, jazyk, potvrdenie súhlasu s obchodnými podmienkami a stav platby. Údaje z priznania, rodné číslo, sumy ani deti v objednávke nie sú. Informáciu o prijatej platbe preberáme z výpisu Fio banky. Nezaplatenú objednávku zmažeme po 30 dňoch, zaplatená ostáva kvôli faktúre. Faktúru a súvisiace účtovné doklady uchovávame 10 rokov, ako ukladá zákon o účtovníctve. Právnym základom je plnenie zmluvy (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR) a zákonná povinnosť pri účtovných dokladoch (čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR).

Reklamácie. Ak reklamujete platený nástroj alebo žiadate vrátenie platby, spracúvame meno, e-mail, variabilný symbol, typ služby, dôvod a text reklamácie, číslo objednávky a faktúry a IBAN, z ktorého ste platili (z výpisu Fio banky alebo ho zadáte vy), a priebeh vybavenia. Peniaze vraciame príkazom na úhradu cez Fio banku. Reklamáciu uchovávame 3 roky od jej vybavenia. Právnym základom je plnenie zmluvy a zákonná povinnosť pri vybavení reklamácie (čl. 6 ods. 1 písm. b) a c) GDPR).

15. Kniha jázd a cestovné náhrady

Na stránke Kniha jázd a cestovné náhrady sa vaše jazdy, adresy, ŠPZ, stav tachometra a mená vodičov ukladajú len vo vašom prehliadači. PDF sa vytvára v pamäti a na našom serveri sa nič z knihy neukladá. Údaje z prehliadača vymažete tlačidlom na stránke alebo vymazaním údajov stránky v prehliadači.

Pri dopĺňaní adries sa prehliadač spojí so spoločnosťou Apple (mapa MapKit, USA) a Apple dostane hľadanú adresu a vašu IP adresu. Ak na stránke vyhľadáte údaje o aute podľa ŠPZ, pošle sa ŠPZ službe stkonline.sk (súkromná spoločnosť, nie štátny register). Právnym základom je náš oprávnený záujem na poskytovaní a zabezpečení nástroja (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR).

16. Upozornenia do prehliadača

Na stránke Nové zákony si bez prihlásenia môžete zapnúť upozornenia na nové zákony zo Slov-Lexu. Prihlásení klienti klientskej zóny môžu zapnúť upozornenie na prijatú e-faktúru. Odber si zapnete sami a prehliadač sa vás na súhlas vždy opýta.

Uchovávame adresu na doručenie upozornenia a dva kľúče, ktoré vydal váš prehliadač; pri novinkách o zákonoch aj jazyk, vybrané oblasti a čas prihlásenia. Neukladáme meno, e-mail ani IP adresu (na ochranu pred zneužitím si pamätáme len krátkodobý odtlačok IP adresy a časy žiadostí za poslednú hodinu). Upozornenie vám doručí služba, ktorú používa váš prehliadač (podľa prehliadača aj mimo EÚ). Údaje držíme do odhlásenia; odber zrušíte na stránke alebo v prehliadači a nefunkčné odbery sa mažú samy. Právnym základom je váš súhlas (čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR).

17. Prihlásenie do klientskej zóny a záznam prístupov

Do klientskej zóny (matu.sk/klient/) sa prihlasujú naši klienti a ich zamestnanci. Prihlásenie spracúvame na plnenie zmluvy s klientom (čl. 6 ods. 1 písm. b) GDPR); cookies zóny popisuje bod 7.

Na ochranu klientských dokladov zapisujeme záznam prístupov: prihlasovacie meno účtu, čas, druh udalosti (prihlásenie, aj neúspešné, volanie, otvorenie alebo stiahnutie súboru), sieťovú adresu prihlásenia, názvy otvorených súborov a počet firiem pri prihlásení. Slúži na to, aby sme pri podozrení na zneužitie prístupu vedeli zistiť, kto čo otvoril, a aby nás systém upozornil na neobvyklé správanie. Záznam nie je možné potichu upraviť (každý riadok je zviazaný s predošlým) a uchovávame ho 12 mesiacov. Právnym základom je náš oprávnený záujem na bezpečnosti údajov klientov (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR). Máte právo namietať (bod 6).

18. Konflikt záujmov vo verejnom obstarávaní

Na stránke Konflikt záujmov môže obstarávateľ zadať osoby, ktoré sa podieľajú na obstarávaní (meno, priezvisko, voliteľne obec bydliska a dátum narodenia), a IČO uchádzačov. Služba ich porovná s verejnými registrami a ukáže zistenia na preverenie, napríklad že osoba je alebo bola štatutárom či spoločníkom u uchádzača. Nie je to rozhodnutie o konflikte záujmov; to posudzuje obstarávateľ.

Čo spracúvame a odkiaľ. Zadané údaje (mená, obec, dátum narodenia) spracúvame len na vyhodnotenie jednej žiadosti; neukladáme ich a nezapisujeme do žiadnych záznamov. Dátum narodenia sa porovná len ako nečitateľný odtlačok s odtlačkom z Registra partnerov verejného sektora a v odpovedi sa nevracia. Údaje z registrov (meno, funkcia, obdobie a obec osôb a ich väzby na firmy) pochádzajú z našich kópií Registra právnických osôb a Registra partnerov verejného sektora. Samotná kontrola pracuje len s týmito kópiami, bez dopytov na iné služby.

Účel a právny základ. Účelom je pomôcť obstarávateľovi predchádzať konfliktu záujmov a zachovať transparentnosť vo verejnom obstarávaní. Právnym základom je oprávnený záujem (čl. 6 ods. 1 písm. f) GDPR) – náš aj obstarávateľa. Osoby na strane obstarávateľa zadáva obstarávateľ sám.

Čo robíme pre ochranu osôb. Zhoda len podľa mena je označená ako slabá a treba ju overiť. Dátum narodenia sa nezobrazuje. Počet kontrol z jednej IP adresy je obmedzený (20 za hodinu), aby sa register nedal prehľadávať hromadne; počítadlo nesie len nečitateľný odtlačok IP adresy, nie obsah kontroly. Výsledok sa zobrazí len vo vašom prehliadači a nie je samostatnou stránkou, preto ho vyhľadávače nenájdu.

Ako dlho údaje uchovávame. Zadané údaje neuchovávame vôbec. Odtlačky IP adries na ochranu pred zneužitím sa vymažú po 15 minútach až 24 hodinách. Kópie Registra právnických osôb a Registra partnerov verejného sektora držíme na našom serveri a obnovujeme ich; obnova kópiu prepíše súčasným stavom zdroja. Register právnických osôb obnovujeme denne (raz mesačne ho postavíme nanovo). Z Registra partnerov verejného sektora máme okrem mena, funkcie, obdobia a obce aj zašifrovaný údaj a nečitateľný odtlačok dátumu narodenia, aby sme vedeli odlíšiť osoby s rovnakým menom; držíme ho najdlhšie 5 rokov po skončení platnosti zápisu v registri a na požiadanie ho vymažeme skôr.

Vaše práva. Ak sa údaje týkajú vás, máte práva uvedené v bode 6, vrátane práva namietať (čl. 21 GDPR). Každú námietku posúdime individuálne a odpovieme najneskôr do 1 mesiaca; ak jej vyhovieme, osobu v službe prestaneme zobrazovať. Napíšte na uctovnictvo@matu.sk a uveďte meno osoby. Ak je údaj v registri nesprávny, opravu treba urobiť v zdrojovom registri.

Prečo vás neinformujeme jednotlivo. Údaje preberáme z verejných registrov a osoby, ktoré sa v nich nachádzajú, individuálne neinformujeme, lebo by to vyžadovalo neprimerané úsilie (čl. 14 ods. 5 písm. b) GDPR). Náhradou je toto verejné oznámenie a odkaz naň na stránke služby.